Was eine Änderung wirklich kostet: Ablauf, Daten und Systeme gehören zusammen

Was eine Änderung wirklich kostet: Ablauf, Daten und Systeme gehören zusammen

Die meisten Automatisierungsvorhaben scheitern nicht daran, dass etwas technisch unmöglich wäre. Sie scheitern an einer Frage aus der Besprechung, in der über das Geld entschieden wird: Was müssen wir dafür eigentlich alles anfassen?

Die Antwort ist an dieser Stelle fast immer ein Satz wie: „Im Wesentlichen die Warenwirtschaft, ein paar Auswertungen, und die Verbindung zum Steuerbüro schauen wir uns noch an." Das ist keine Schätzung. Das ist eine Vermutung, an die jemand eine Zahl geschrieben hat.

Das liegt nicht an den Leuten, die schätzen. Es liegt daran, wie die Unterlagen im Haus verteilt sind. Denn wer einen Arbeitsablauf ändert, ändert immer drei Dinge gleichzeitig: den Ablauf selbst, die Daten darunter und die Systeme, die beides tragen. Und diese drei Dinge stehen in den meisten Betrieben in drei verschiedenen Unterlagen, gepflegt von drei verschiedenen Personen, mit drei verschiedenen Ständen. Der Ablauf ist in einem Zeichenprogramm gemalt. Die Übersicht der Programme in einem zweiten, älteren. Und wo welche Angabe herkommt, weiß nur die Kollegin, die die Auswertungen eingerichtet hat.

Solange das so ist, kann Ihnen niemand die Frage beantworten, die tatsächlich über die Freigabe entscheidet: Was kostet diese Änderung, was bringt sie, und was bleibt garantiert so, wie es ist?

Dieser Artikel zeigt, wie Sie die drei Dinge auf ein Blatt bekommen, was Sie dann ablesen können, warum die Liste dessen, was unverändert bleibt, oft mehr wert ist als die Liste der Änderungen. Und wo künstliche Intelligenz dabei hilft und wo sie schadet.

Eine Automatisierung ist nie nur ein Schritt

„Wir automatisieren die Auftragserfassung" klingt nach genau einer Sache: ein Kästchen im Ablaufbild, das von Hand auf Maschine umgestellt wird. Sehen Sie sich an, was dabei tatsächlich angefasst wird, und aus dem einen Kästchen werden schnell zwei Dutzend Dinge.

Der Ablauf ändert sich. Aus Abtippen wird Kontrollieren. Damit ändern sich die Zeit pro Vorgang, die Menge, die eine Person schafft, und die Fehlerquote. Und wenn Sie Pech haben, verschiebt sich der Stau nur eine Station weiter, und vom Nutzen bleibt nichts übrig.

Die Daten ändern sich. Beim Auftrag stehen künftig zwei Angaben mehr: woher der Datensatz kam und wie sicher die Maschine bei der Erkennung war. Beides klingt harmlos. Beides landet in einer Auswertung, aus der drei Berichte gespeist werden: einer geht an die Geschäftsführung, einer ans Steuerbüro.

Die Systeme ändern sich. Es kommt ein neues Programm dazu, das Postfächer liest und Dokumente auswertet. Es braucht einen Platz auf einem Server, einen Zugang zur Warenwirtschaft, ein Postfach mit den passenden Rechten. Und es hat eine Version, die zu der Datenbank passen muss, die Sie schon haben.

Der Nutzen steht also oben, die Kosten stehen unten, und die beiden liegen in getrennten Unterlagen. Das ist der ganze Grund, warum Kostenschätzungen so oft um das Doppelte danebenliegen. Es ist keine Schlamperei. Es ist eine Rechnung, deren zweite Hälfte nirgends aufgeschrieben ist.

Warum zwei Bilder nebeneinander nicht reichen

Es genügt nicht, alle drei Dinge einmal aufzuzeichnen. Wenn Sie den Ablauf und die Systemübersicht nebeneinanderlegen, haben Sie zwei Bilder statt einem, und die Verbindung dazwischen immer noch im Kopf. Der Unterschied entsteht an genau einer Stelle: wenn Sie eine Sache ändern und die Folgen an allen anderen Stellen automatisch angezeigt bekommen.

Dafür braucht die Übersicht drei Dinge, die ein Zeichenprogramm nicht hat.

Erstens: Verbindungen, die etwas bedeuten. Ein Pfeil in einem Bild bedeutet das, was der Betrachter hineinliest. In einer brauchbaren Übersicht muss unterschieden sein, ob Daten weitergegeben werden, ob eine Abhängigkeit besteht („fällt A aus, steht auch B") oder ob ein Wert aus einem anderen berechnet wird. Die dritte Art ist am mühsamsten zu pflegen und zugleich die wertvollste. Sie ist die einzige, mit der Sie eine Folgenabschätzung bis auf die einzelne Angabe herunter machen können.

Zweitens: Versionen, in zweierlei Hinsicht. Einmal am einzelnen Programm: welche Version läuft, und bis wann gibt es dafür noch Unterstützung vom Hersteller. Damit wird aus einer Behauptung eine prüfbare Aussage, und aus einem Support-Ende ein Datum statt einer bösen Überraschung. Und einmal an der ganzen Unterlage: Ihr heutiger Stand und Ihr gewünschter Stand müssen beide vollständig festgehalten sein, also Ablauf, Daten und Systeme zusammen. Ein Stand, der nur den Ablauf mitnimmt, macht aus „was muss sich ändern" wieder einen Fließtext.

Drittens: eine Prüfung, die rechnet. Sie geben zwei Stände an, oder eine einzelne Änderung. Heraus kommt kein Bild, sondern eine Liste:

• Was sich ändert: alles, was von der Änderung erreicht wird.
• Was gleich bleibt: der ganze Rest. Ungewöhnlich, und die halbe Miete.
• In welcher Reihenfolge: die betroffenen Dinge so sortiert, wie man sie anfassen muss. Genau die Zeile, die sonst in einer Sitzung ausgehandelt wird.
• Wo es kaputtgehen kann: die Stellen, an denen eine stillschweigende Annahme nicht mehr gilt.
• Was es kostet: Aufwand je betroffener Stelle, als Spanne, in Tagen und Euro.

Der letzte Punkt ist der wichtigste. Damit steht die Änderung an der Technik in derselben Währung da wie die Änderung am Ablauf. Beide liegen nebeneinander auf einem Blatt und lassen sich gegeneinander abwägen.

Die wichtigste Zeile heißt: bleibt, wie es ist

Die meiste Aufmerksamkeit liegt auf der Frage, was alles betroffen ist. In der Praxis entscheidet die Gegenfrage. Wer eine Änderung freigeben soll, will vor allem wissen, was nicht passiert: Laufen die Berichte weiter wie bisher? Muss die Übergabe ans Steuerbüro noch einmal getestet werden? Muss irgendwo etwas neu eingespielt werden, und wenn ja, wo?

„Da muss nichts eingespielt werden" ist ein Satz, der eine Diskussion beendet. Er ist aber nur dann etwas wert, wenn er hergeleitet ist und nicht behauptet. Und genau hier scheitern die meisten Folgenabschätzungen, weil sie zu grob rechnen.

Nehmen Sie das Beispiel von oben: Beim Auftrag kommen zwei Angaben dazu. Eine grobe Prüfung schaut nur, wer diese Auftragsdaten überhaupt liest, und meldet alles davon. In einer normal gewachsenen Landschaft sind das zwei Dutzend Stellen, und diese Antwort ist wertlos, weil sie bei jeder Änderung gleich lautet.

Eine brauchbare Prüfung unterscheidet zwei Fälle:

• Ganz betroffen ist etwas, wenn es sich selbst geändert hat: gelöscht, umbenannt, verschoben, auf eine neue Version gehoben. Dann wirkt die Änderung über alle seine Angaben weiter.
• Nur teilweise betroffen ist es, wenn sich lediglich eine einzelne Angabe darin bewegt hat. Die Stelle kommt auf die Arbeitsliste, aber die übrigen Angaben haben sich nicht bewegt, also wirkt über sie auch nichts weiter.

Ohne diese Unterscheidung meldet „eine Angabe dazugekommen" jede Auswertung im ganzen Haus. Das ist richtig, wenn eine ganze Tabelle wegfällt, und falsch, wenn ein Feld dazukommt. Und es zerstört die Liste dessen, was gleich bleibt, also genau den Teil, der etwas wert ist.

Der Abstand zwischen 22 und 5 ist der Unterschied zwischen einer Prüfung, die man ernst nimmt, und einer, die nach dem zweiten Mal niemand mehr liest. Eine Antwort, die immer „alles" sagt, ist so viel wert wie keine Antwort.

Für Verbindungen zwischen ganzen Programmen, etwa „Programm A ruft Programm B auf", bleibt es bei der vorsichtigen Annahme „ganz betroffen", weil ein solcher Aufruf nichts über einzelne Angaben verrät. Das ist die ehrliche Annahme, nicht die bequeme.

Diese drei Zahlen sind dieselbe Arbeit, die heute jemand von Hand erledigt und in einen Fließtext schreibt, meist ohne die Zeit, jede Verbindung wirklich nachzuverfolgen. Genau diese Handarbeit lässt sich automatisieren, und sie lohnt sich deutlich mehr als vieles, was sonst auf solchen Listen steht.

Die Kosten, die niemand einplant

Der Aufwand ist der eine Posten. Der andere sind die Stellen, an denen eine Änderung nicht teurer, sondern falsch wird. In einer Schätzung aus dem Bauch fallen sie grundsätzlich unter den Tisch, weil man sie nur findet, wenn man die Verbindungen wirklich abgeht.

Die letzte Zeile ist die unangenehmste, weil sie nicht laut wird. Ein Programm, das ausfällt, meldet sich. Ein Bericht, der seit der Umstellung falsch rechnet, meldet sich nicht. Er wird gelesen und geglaubt.

Keine dieser Prüfungen ist eine große Kunst; das ist Buchhaltung. Genau deshalb sollte sie eine Maschine machen und kein Mensch am Freitagnachmittag.

Vor jedem KI-Vorhaben: was Sie wissen wollen, gegen das, was Sie haben

Es gibt eine zweite Frage, die dieselbe Übersicht beantwortet, und sie ist der Grund, warum die meisten Auswertungs- und KI-Vorhaben in Woche sechs unangenehm werden. Eine Datenübersicht allein sagt Ihnen nur, was da ist. Das ist ein Verzeichnis. Ein Verzeichnis sagt niemandem, dass die gewünschte Kennzahl gar nicht ausrechenbar ist.

Die andere Hälfte ist der Bedarf: was jemand wissen will. Eine Kennzahl auf einer Übersichtsseite, eine Spalte im Bericht, eine Regel, ein Wert, den ein automatischer Schritt braucht. Halten Sie den Bedarf gegen das, was da ist, fällt jeder Wunsch in genau eine von drei Schubladen:

• Geht sofort: alles, was dafür gebraucht wird, ist vorhanden und unbedenklich.
• Muss jemand entscheiden: vorhanden, aber jemand muss es einmal ausdrücklich absegnen. Personendaten in etwas, das das Haus verlässt. Ein Feld, das leer sein darf, mitten in einer Regel. Eine Quelle, die demnächst wegfällt.
• Fehlt: die Angabe gibt es schlicht nicht. Das ist keine schlechte Nachricht, das ist Ihre Einkaufsliste.

Die Gegenrichtung ist genauso eine Antwort: Angaben, die Sie pflegen und die niemand verwendet. „Verwendet" sollte dabei großzügig gelesen werden. Ein falsches „braucht keiner" kostet jemanden eine Löschung, die er wieder rückgängig machen muss.

Fünf fehlende Kennzahlen zu Beginn zu kennen, kostet ein Gespräch. Sie in Woche sechs zu entdecken, kostet den Zeitplan.

Wo künstliche Intelligenz hilft und wo sie schadet

Jetzt zu der Frage, wegen der Sie vielleicht hier sind. So eine Übersicht von Hand einzutippen, ist mühsam. Sprachmodelle sind sehr gut darin, aus einem Stapel Unterlagen eine erste Struktur vorzuschlagen. Und sie sind gefährlich in genau derselben Aufgabe. Die Grenze dazwischen ist klar und passt in einen Satz.

Ausgelesen wird alles, was einer festen Form folgt. In den technischen Beschreibungen einer Datenbank steht exakt, welche Tabellen es gibt, welche Felder darin stehen und welcher Wert aus welchem berechnet wird. In den Einrichtungsdateien eines Servers steht exakt, welche Programme in welcher Version laufen. In den vorhandenen Zeichnungen stehen die Kästchen, die Ihre Kollegen vor zwei Jahren gemalt haben. In all diesen Fällen einen exakten Text durch eine Vermutung zu ersetzen, hat keinen einzigen Vorteil. Es macht die Sache nur unsicherer.

Ein Sprachmodell kommt erst danach zum Einsatz, für alles ohne feste Form: die Systembeschreibung im Fließtext, das Übergabeprotokoll, der Eintrag im internen Wiki, die E-Mail, in der jemand erklärt hat, wie die Übergabe ans Steuerbüro funktioniert. Und dort mit einer Auflage, die es nicht wegreden kann: Jeder Vorschlag muss die Stelle wörtlich mitliefern, aus der er stammt, und dieses Zitat wird gegen die Quelle geprüft. Kein Beleg, kein Eintrag. Nicht als höfliche Bitte im Auftrag an das Modell, sondern als Prüfung, die den Vorschlag verwirft, wenn das Zitat so nicht in der Unterlage steht.

Und bevor irgendetwas übernommen wird, geht alles einmal über eine Prüfliste: Zeile für Zeile, jede mit der Angabe, woher sie stammt: aus welcher Datei, aus welcher Zeile, oder leer, wenn ein Mensch sie eingetippt hat. Eine Übernahme, die still etwas überschreiben kann, macht die ganze Übersicht unglaubwürdig. Und eine Übersicht, der man nicht traut, ist schlechter als gar keine.

Eine Sache darf ein Sprachmodell hier nie tun, und das ist der wichtigste Satz in diesem Abschnitt: Zusammenhänge erfinden. Eine geratene Verbindung führt zu einer falschen Folgenabschätzung. Die ist nicht „ein bisschen ungenau", sie ist schlechter als gar keine, weil man ihr glaubt. Ein Text, der plausibel klingt, ist genau dann am gefährlichsten, wenn er über Ihre eigenen Systeme spricht. Dort merkt niemand den Unterschied, bis etwas kaputtgeht.

Das ist die ganze Antwort auf die Frage, wie man künstliche Intelligenz hier sinnvoll einsetzt: Sie ist eine sehr gute Zuarbeit und ein schlechter Rechner. Setzen Sie sie an den Anfang, nie ans Ende. Die Zahl, die am Ende auf dem Tisch liegt, muss nachrechenbar sein, sonst hält sie dem ersten ernsthaften Einwand nicht stand.

In welcher Reihenfolge Sie vorgehen

Das klingt nach einem Jahr Vorarbeit. Ist es nicht, wenn Sie in der richtigen Reihenfolge vorgehen und jede Stufe „reicht schon" sagen darf.

1. Mit dem anfangen, was Sie schon haben. Die technischen Beschreibungen Ihrer Datenbank, die Einrichtungsdateien Ihrer Server und die vorhandenen Zeichnungen einlesen. Das ist Übernehmen, nicht Erfassen, und es deckt in den meisten Betrieben schon den Großteil ab.
2. Nur ergänzen, was eine Frage beantwortet. Nicht das ganze Haus kartieren. Die Regel: Was nichts zu einer Antwort beiträgt, wird nicht erfasst. Reines Zeichnen können andere Werkzeuge besser und billiger.
3. Den Ablauf danebenlegen. Welcher Arbeitsschritt läuft auf welchem Programm, welcher Schritt liest welche Daten. Diese Verbindung ist der Punkt, an dem Nutzen und Aufwand zum ersten Mal auf demselben Blatt stehen.
4. Heutigen Stand festhalten, gewünschten Stand danebenstellen, Unterschied ablesen. Nicht diskutieren, was sich ändern muss, sondern ablesen. Was sich ändert, was bleibt, in welcher Reihenfolge, wo es kaputtgehen kann, was es kostet.
5. Den Nutzen durchspielen, statt ihn zu versprechen. Die Kostenseite ist jetzt belastbar. Die Nutzenseite wird es, wenn Sie den geänderten Ablauf einmal unter realistischer Last durchlaufen lassen. Dazu habe ich an anderer Stelle ausführlicher geschrieben.
6. Erst dann rechnen, mit Nein als erlaubtem Ergebnis. Investition gegen Ersparnis, in drei Varianten. Wie diese Rechnung aussieht und welche drei Zahlen darin fast immer zu optimistisch angesetzt werden, steht in „Prozesse automatisieren: Was sich rechnet und was nicht".

Der Vorteil dieser Reihenfolge: Jede Stufe ist billiger als die nächste, und jede darf mit „lassen wir" enden. Die teuerste Erkenntnis ist die, die man erst in Woche sechs hat.

Womit ich arbeite

Die Denkweise ist von jedem Werkzeug unabhängig, und Sie können sie mit einer Tabellenkalkulation und etwas Disziplin umsetzen. Ich habe sie in ein Programm gepackt, weil die Disziplin in der Praxis nach der dritten Sitzung nachlässt.

FlowVisual hat seit Kurzem eine neue Ansicht neben dem Ablauf: die Systemübersicht mit den Daten darunter. Ablauf, Daten und Systeme liegen in einer Datei, mit heutigem und gewünschtem Stand nebeneinander. Konkret:

• Vier Zoomstufen aus derselben Datei: vom groben Überblick über die einzelnen Programme bis hinunter zu der Frage, woher ein einzelner Wert eigentlich stammt. Vier Sichten, eine Pflege. Dass jede Sicht getrennt gepflegt werden muss, ist der Hauptgrund, warum Systemübersichten in Betrieben veralten.
• Was sich ändert, in welcher Reihenfolge, wo es kaputtgehen kann, was fehlt: hergeleitet, mit der vollständigen Kette bis zur Ursache. Was Sie anklicken, zeigt seine Wirkung direkt im Bild; alles Unbeteiligte wird blass, statt behauptet zu werden.
• Übernehmen statt tippen: die technischen Beschreibungen Ihrer Datenbank, die Einrichtungsdateien Ihrer Server und vorhandene Zeichnungen lassen sich einlesen. Dazu ein Ordner mit Ihren Unterlagen, der nach Inhalt sortiert wird und bei allem ohne feste Form die Beleg-Auflage anwendet.
• Wieder herausgeben: was Sie sehen, geht als Zeichnung oder Bilddatei wieder heraus, in dasselbe Zeichenprogramm, aus dem es kam. Ein Werkzeug, aus dem man nicht mehr herauskommt, würde ich selbst nicht einsetzen.

Das Programm läuft auf Mac und Windows, ohne Cloud und ohne Konto; Ihre Unterlagen bleiben auf Ihrem Rechner. Was sich ändert, in welcher Reihenfolge und was fehlt, bekommen Sie kostenlos und dauerhaft. Bezahlt wird nur das Herausgeben. Wer nie etwas herausgibt, hat trotzdem ein vollständiges Werkzeug.

Für die Schritte davor gibt es vier Rechner auf flowrefy.com, ohne Installation im Browser nutzbar: Engpass-Diagnose, Prozesskosten-Analyzer, Digitalisierungs-Reifegrad und Automatisierungs-Check. Kostenlos, ohne Anmeldung, Ergebnis als PDF.

Wie ich das sehe

Ich berate, entwickle und automatisiere, und ich sehe mir jedes Vorhaben von drei Seiten zugleich an: kaufmännisch, menschlich und technisch. Bei dieser Frage hängen die drei ungewöhnlich eng zusammen.

Kaufmännisch ist die Sache eindeutig: Eine Änderung, deren Kosten Sie erst nach der Freigabe kennen, ist keine Entscheidung. Technisch ebenso: Die Kosten stecken fast nie im Ablauf, sondern in den beiden Ebenen darunter, die niemand aufgeschrieben hat. Am interessantesten ist die dritte Seite. Denn der eigentliche Grund, warum Freigaben hängen bleiben, ist selten das Geld. Es ist die berechtigte Sorge, dass etwas kaputtgeht, was heute funktioniert. Gegen diese Sorge hilft keine Nutzenrechnung. Es hilft eine belastbare Liste dessen, was Sie nicht anfassen.