Custom Software UK: Wann selbst bauen vs. kaufen?
Selbst entwickeln oder fertige Software kaufen? Erfahre, wann Custom Software die richtige Wahl ist und wie du die Entscheidung triffst.
Jonas Höttler
Custom Software UK: Wann selbst bauen vs. kaufen?
Eine der wichtigsten technischen Entscheidungen für jedes Unternehmen: Kaufst du fertige Software oder lässt du etwas Individuelles entwickeln? Die falsche Wahl kann dich Jahre zurückwerfen oder Hunderttausende kosten.
In diesem Guide erfährst du, wie du diese Entscheidung systematisch triffst und wann Custom Software die richtige Wahl ist.
Inhaltsverzeichnis
- Build vs. Buy: Die Grundsatzfrage
- Wann du bauen solltest
- Wann du kaufen solltest
- Der Entscheidungsprozess
- Kostenvergleich über 5 Jahre
- FAQ
Build vs. Buy: Die Grundsatzfrage
Die zwei Optionen
Kaufen (Off-the-Shelf / SaaS):
- Fertige Software nutzen
- Monatliche/jährliche Lizenzgebühren
- Standard-Funktionen für Standard-Prozesse
- Beispiele: Salesforce, HubSpot, SAP, Monday.com
Bauen (Custom Software):
- Individuell entwickelte Lösung
- Einmalige Entwicklungskosten + Wartung
- Genau auf deine Prozesse zugeschnitten
- Volle Kontrolle über Funktionen und Daten
Die versteckte dritte Option: Hybride
Oft ist die beste Lösung eine Kombination:
- Standard-Software für Standard-Prozesse
- Custom-Entwicklung für deine Differenzierung
- Integrationen verbinden beide Welten
Wann du bauen solltest
1. Dein Prozess ist einzigartig
Wenn dein Geschäftsprozess dich von Wettbewerbern unterscheidet, sollte er nicht in ein Standard-Tool gepresst werden.
Beispiele:
- Proprietärer Algorithmus für Preisberechnung
- Einzigartige Customer Journey
- Branchenspezifische Compliance-Anforderungen
- Komplexe Workflows, die Standard-Tools nicht abbilden
2. Du brauchst Wettbewerbsvorteil
Custom Software kann zum strategischen Asset werden:
- Schnellere Prozesse als die Konkurrenz
- Bessere Customer Experience
- Einzigartige Features, die nicht kopierbar sind
- Daten-Hoheit und proprietäre Insights
3. Keine passende Software existiert
Manchmal gibt es einfach nichts Passendes:
- Nischen-Branchen
- Neue Geschäftsmodelle
- Spezielle Regulatorik
- Einzigartige Datenquellen
4. Du erwartest hohes Wachstum
Bei starkem Wachstum können SaaS-Kosten explodieren:
- Per-User-Pricing bei 1.000+ Nutzern
- Transaktionsgebühren bei hohem Volumen
- Enterprise-Tiers mit Premium-Preisen
5. Daten-Kontrolle ist kritisch
Wenn du volle Kontrolle über deine Daten brauchst:
- Sensible Kundendaten
- Regulatorische Anforderungen (GDPR, etc.)
- Keine Abhängigkeit von Drittanbietern
- On-Premise-Anforderungen
Wann du kaufen solltest
1. Der Prozess ist Standard
Für generische Prozesse existieren ausgereifte Lösungen:
- CRM (Salesforce, HubSpot)
- Buchhaltung (Xero, QuickBooks)
- HR (Personio, BambooHR)
- Projektmanagement (Asana, Monday)
- E-Mail Marketing (Mailchimp, Klaviyo)
2. Du brauchst es schnell
Time-to-Market ist kritisch:
- SaaS: Tage bis Wochen
- Custom: Monate bis Jahre
3. Budget ist begrenzt
Kurzfristig ist Kaufen günstiger:
- Keine Entwicklungskosten
- Planbare monatliche Ausgaben
- Kein technisches Team nötig
4. Du hast kein Tech-Team
Ohne technisches Know-how intern:
- Keine Kapazität für Wartung
- Keine Expertise für Anforderungen
- Abhängigkeit von externen Entwicklern
5. Der Prozess ändert sich häufig
Wenn du noch experimentierst:
- Schnelles Testen verschiedener Ansätze
- Kein "Lock-in" in eine selbst gebaute Lösung
- Flexibilität durch Tool-Wechsel
Der Entscheidungsprozess
Schritt 1: Problem definieren
Beantworte konkret:
- Was ist das Business-Problem?
- Welche Prozesse sind betroffen?
- Was ist der gewünschte Outcome?
- Wie misst du Erfolg?
Schritt 2: Markt analysieren
Prüfe existierende Lösungen:
- Welche Software existiert für diesen Use Case?
- Wie gut passen sie zu deinen Anforderungen?
- Was kosten sie bei deiner erwarteten Nutzung?
- Welche Kompromisse müsstest du machen?
Schritt 3: Anforderungen priorisieren
Teile Anforderungen in:
- Must-Have: Ohne diese Funktion keine Lösung
- Should-Have: Wichtig, aber Workarounds möglich
- Nice-to-Have: Wäre schön, nicht kritisch
Schritt 4: Fit-Gap-Analyse
Für jede potenzielle Lösung:
| Anforderung | Software A | Software B | Custom |
|---|---|---|---|
| Feature 1 | ✓ | ✗ | ✓ |
| Feature 2 | Teilweise | ✓ | ✓ |
| ... | ... | ... | ... |
Schritt 5: TCO berechnen
Total Cost of Ownership über 5 Jahre:
Kaufen:
- Lizenzkosten × 60 Monate
- Implementierung / Customization
- Integration mit anderen Systemen
- Training und Change Management
- Opportunitätskosten von Kompromissen
Bauen:
- Entwicklungskosten
- Wartung (15-25% p.a.)
- Infrastruktur
- Internes Team oder Agentur-Retainer
- Opportunitätskosten der längeren Time-to-Market
Schritt 6: Strategische Bewertung
Über Kosten hinaus:
- Ist das ein Differenzierungsmerkmal?
- Wie wichtig ist Daten-Kontrolle?
- Was sind die Risiken bei Vendor Lock-in?
- Wie schnell muss ich live sein?
Kostenvergleich über 5 Jahre
Beispiel: CRM-System für 50 User
Option A: Salesforce (Kaufen)
| Posten | Jahr 1 | Jahre 2-5 | 5-Jahres-Total |
|---|---|---|---|
| Lizenzen (€75/User/Monat) | €45.000 | €180.000 | €225.000 |
| Implementation | €30.000 | - | €30.000 |
| Customization | €15.000 | €20.000 | €35.000 |
| Total | €90.000 | €200.000 | €290.000 |
Option B: Custom CRM (Bauen)
| Posten | Jahr 1 | Jahre 2-5 | 5-Jahres-Total |
|---|---|---|---|
| Entwicklung | €150.000 | - | €150.000 |
| Wartung (20%) | - | €120.000 | €120.000 |
| Hosting | €6.000 | €24.000 | €30.000 |
| Total | €156.000 | €144.000 | €300.000 |
Ergebnis: Ähnliche Kosten, aber Custom bietet mehr Kontrolle und keine laufenden Lizenzkosten ab Jahr 6+.
Break-Even-Analyse
Custom lohnt sich typischerweise, wenn:
- Nutzerzahl > 100 (User-basierte Preise)
- Transaktionen > 10.000/Monat (Transaktionsgebühren)
- Nutzungsdauer > 5 Jahre
- Hohe Customization nötig wäre
Fazit
Die Build-vs-Buy-Entscheidung ist nie eindeutig. Die richtige Antwort hängt von deinem spezifischen Kontext ab: Budget, Timeline, strategische Bedeutung und technische Kapazität.
Bei Balane Tech helfen wir Unternehmen, diese Entscheidung zu treffen - und setzen sie dann um. Ob Integration von SaaS-Tools oder Custom-Entwicklung. Kontaktiere uns für eine objektive Beratung.
FAQ
Was kostet Custom Software Entwicklung in UK?
Einfache Anwendungen ab £25.000, mittelkomplexe £60.000-£150.000, Enterprise-Lösungen £150.000-£500.000+.
Wie lange dauert Custom-Entwicklung?
MVP: 3-4 Monate, vollständiges Produkt: 6-12 Monate, Enterprise: 12-24 Monate.
Kann ich später von SaaS zu Custom wechseln?
Ja, aber mit Aufwand. Datenmigration und Prozess-Umstellung brauchen Zeit. Plane den Wechsel sorgfältig.
Was ist mit Low-Code/No-Code Plattformen?
Guter Mittelweg für manche Use Cases. Schneller als Custom, flexibler als SaaS. Aber: Begrenzte Skalierbarkeit und Vendor Lock-in.
Wer sollte bei Build vs Buy entscheiden?
CTO/IT-Lead für technische Machbarkeit, Business Owner für Prozess-Anforderungen, CFO für Budget. Idealerweise gemeinsame Entscheidung.
Wie minimiere ich das Risiko bei Custom-Entwicklung?
Starte mit MVP, validiere früh, arbeite agil mit regelmäßigen Releases. Vermeide "Big Bang" Launches.
