Was kostet Softwareentwicklung wirklich? Preise, Faktoren & versteckte Kosten

Was kostet Softwareentwicklung wirklich? Preise, Faktoren & versteckte Kosten

"Was kostet Software?" ist die häufigste Frage, die wir hören. Und die am schwersten ehrlich zu beantworten ist – nicht, weil es keine Zahlen gibt, sondern weil die Frage in dem Moment schon das falsche Modell trägt.

Ein Auto kaufst du fertig. Software baust du gemeinsam – und sie verändert sich, sobald du sie einsetzt. Du bezahlst also nicht ein Produkt, sondern eine Entscheidung darüber, wie du in den nächsten Jahren arbeitest.

Wir wollen dir keine Preisliste vor die Nase halten. Wir zeigen dir, was in unseren Projekten Kosten wirklich treibt, woran wir erkennen, ob ein Budget plausibel ist, und welche Fragen du beantwortet haben solltest, bevor du irgendwen beauftragst – uns eingeschlossen.

Schnelle Orientierung

Wenn du jetzt sofort eine grobe Hausnummer brauchst – aus unserer Arbeit der letzten Jahre typische Spannen, mit denen du sinnvoll planen kannst:

• Marketing-Website, die du selbst pflegen können willst: 6.000 € bis 18.000 €
• Internes Tool, das einen Prozess automatisiert: 20.000 € bis 60.000 €
• Plattform, die mehrere Jahre wachsen soll: ab 80.000 €, oft eher 150.000 € und mehr

Was die Spanne treibt, ist seltener die Größe des Vorhabens – meistens die Klarheit der Anforderung. Dazu gleich mehr.

Drei Linsen auf dieselbe Zahl

Wenn wir uns ein Projekt anschauen, fragen wir immer dasselbe – aber durch drei verschiedene Linsen.

Die BWL-Linse. Welchen konkreten Engpass im Unternehmen löst die Software? Was kostet dieser Engpass heute – in Stunden, in Fehlern, in entgangenem Umsatz? Und wie schnell muss die Lösung sich gerechnet haben, damit die Investition Sinn ergibt?

Die Psychologie-Linse. Wer arbeitet später wirklich mit dem System? Was zwingt diese Menschen heute zur Workaround-Logik im aktuellen Setup? Software, die ohne Verständnis für Gewohnheiten und Vorbehalte gebaut wird, landet im Archiv – und dann war jeder Euro zu viel.

Die IT-Linse. Welche Architektur trägt das Vorhaben, ohne in zwei Jahren neu gebaut werden zu müssen? Wo sitzt der spätere Wartungsaufwand, wo halten wir uns heute Optionen für morgen offen?

Die ehrliche Zahl entsteht aus dem Schnittpunkt dieser drei Sichten. Eine Software, die fachlich passt, technisch trägt und tatsächlich genutzt wird, ist selten die billigste – aber meistens die einzige, die sich rechnet.

Drei Muster, die wir immer wieder beobachten

In fast jedem Projekt, das wir uns ansehen, tauchen dieselben drei Stellen auf, an denen Kosten sich entscheiden. Keine abstrakten "Faktoren" – Muster. Sie hängen miteinander zusammen, und sie wiederholen sich, egal ob das Vorhaben 20.000 € oder 200.000 € groß ist.

1. "Irgendwie" kostet 40 %

Der teuerste Tag im Projekt ist der, an dem zwischen Auftraggeber und uns noch das Wort "irgendwie" stehen darf. "Irgendwie ein Login-Bereich", "irgendwie ein Bericht", "irgendwie integriert" – das sind keine Anforderungen, das sind Platzhalter.

In unserer Erfahrung wandert ein Vorhaben, das mit einer 30.000-€-Pitch-Idee gestartet ist, in der Discovery regelmäßig auf 40.000 bis 50.000 €. Nicht weil sich der Scope vergrößert – sondern weil sich herausstellt, was eigentlich gemeint war. Interessanterweise empfinden Auftraggeber das fast immer als günstiger als die ursprünglichen 30.000 €, weil sie hinterher drei Falten weniger im Stoff haben.

Aus "ein Reporting" kann eine Excel-Export-Funktion werden (zwei Tage Aufwand) oder ein interaktives Dashboard mit Live-Daten aus drei Systemen (drei Wochen Aufwand). Derselbe Satz, der zehnfache Preis. Wer am Anfang verschärft, zahlt am Ende klar weniger.

2. Die zweite Integration kostet das Dreifache der ersten

Schnittstellen sehen auf dem Papier identisch aus – auf der Rechnung selten. Eine erste, saubere Anbindung an ein externes System kalkulieren wir mit einem klaren Aufwand. Bei der zweiten Anbindung im selben Projekt sehen wir regelmäßig den dreifachen.

Der Grund ist nicht technisch, er ist organisatorisch. Externe Systeme haben Eigenheiten, Ausfallzeiten, Eigentümer mit eigenen Plänen, alte API-Versionen, undokumentierte Felder, Rate-Limits, die niemand erwähnt hat. Jede zusätzliche Schnittstelle verdoppelt nicht den Code – sie verdoppelt das Risiko. Und das Risiko bezahlt am Ende immer jemand.

Deshalb stellen wir früh die Frage, die ehrlicher ist als "wie viel Code wird geschrieben?": Wie viele andere Systeme reden mit?

3. Drei Monate nach Launch fängt die eigentliche Arbeit an

Der Launch ist nicht das Ende des Projekts. Er ist der Anfang der Lernphase, in der ihr zum ersten Mal seht, was die Realnutzung mit euren Annahmen macht.

Wir sehen in jedem Projekt dieselben drei Posten, die am Anfang zu klein eingeplant sind:

Wartung als Werterhaltung. Software altert nicht wie ein Auto, aber sie veraltet schneller, als die meisten glauben. Bibliotheken, Sicherheitsupdates, neue Browser, neue Betriebssystem-Versionen. Unsere Faustregel: 15 bis 20 % der Erstellungskosten pro Jahr, allein damit das System sich nicht selbst gegen euch wendet.

Anforderungen, die sich im Realbetrieb ändern. Die ersten drei Monate nach Launch sind die teuerste Lernphase. Wer sie einplant, kann sie gestalten. Wer sie übersieht, zahlt im zweiten Jahr das Doppelte für jeden Nachzug – weil Änderungen nach dem Launch das Fünf- bis Zehnfache dessen kosten, was sie in der Konzeptphase gekostet hätten.

Onboarding und Begleitung. Software, die niemand benutzt, war zu teuer – egal, was sie gekostet hat. Schulung, Dokumentation, ein klarer Ansprechpartner in der Anlaufphase: keine Kür, sondern Teil der Investition.

Was du tun kannst, bevor du jemand beauftragst

Drei Dinge, mit denen du jedes Angebot besser einschätzt:

1. Schreib auf, wer das System wann genau benutzen soll und welchen Engpass es löst. Ein Absatz pro Nutzergruppe reicht – wenn er ehrlich ist, hast du 80 % der Arbeit, die ein guter Berater im ersten Workshop sowieso machen würde.

2. Frage nach einer Spanne, nicht nach einem Preis. Wer dir einen Festpreis nennt, ohne deine Daten, Prozesse und Schnittstellen gesehen zu haben, hat sich entweder verschätzt – oder den Spielraum schon eingepreist.

3. Erwarte ein Halbierungs-Angebot. Die ehrlichste Antwort auf "was kostet das" ist meistens: "lass uns gemeinsam schauen, was wir für die Hälfte weglassen können, ohne den Nutzen zu halbieren." Wer das nicht von sich aus anbietet, baut tendenziell zu viel.

Mein konkretes Angebot

Wenn du gerade über ein Projekt nachdenkst und vor einer Zahl stehst, mit der du nichts anfangen kannst: schreib mir zwei, drei Sätze zu dem, was du vorhast. Ich antworte mit einer ehrlichen Größenordnung und drei Fragen, die du klären solltest – auch wenn ich am Ende nicht der Richtige bin, um es zu bauen.

Schreib mir kurz