Individuelle Software entwickeln lassen: Der komplette Guide

Individuelle Software entwickeln lassen: Der komplette Guide

Du hast eine Idee für eine Software, die es so nicht gibt. Oder deine Prozesse sind zu speziell für Standardsoftware. Dann ist individuelle Software-Entwicklung die Lösung. Aber wie funktioniert das? Was kostet es? Und wie findest du den richtigen Partner?

Dieser Guide gibt dir alle Antworten.

Inhaltsverzeichnis

1. Wann individuelle Software sinnvoll ist
2. Der Entwicklungsprozess
3. Kosten realistisch einschätzen
4. Den richtigen Entwicklungspartner finden
5. Erfolgreiche Zusammenarbeit
6. FAQ

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Wann individuelle Software sinnvoll ist

Gute Gründe für individuelle Entwicklung

1. Dein Prozess ist einzigartig

• Keine Standardsoftware bildet ihn ab
• Workarounds kosten mehr als Custom-Lösung
• Der Prozess ist dein Wettbewerbsvorteil

2. Du hast spezifische Integrationsanforderungen

• Viele verschiedene Systeme müssen verbunden werden
• APIs von Standardsoftware reichen nicht
• Echtzeit-Synchronisation nötig

3. Skalierung ist geplant

• Per-User-Kosten bei SaaS werden zu hoch
• Du brauchst volle Kontrolle über Performance
• Spezielle Anforderungen an Datenhaltung

4. Compliance erfordert es

• Branchenspezifische Vorschriften
• Daten müssen auf eigenen Servern liegen
• Audit-Trails und spezielle Security

Warnzeichen: Wann du NICHT individuell entwickeln solltest

• Du kennst deine Anforderungen noch nicht genau
• Budget unter €30.000
• Du brauchst es in unter 2 Monaten
• Es gibt bereits eine 80%-Lösung am Markt

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Der Entwicklungsprozess

Phase 1: Discovery & Konzeption (2-4 Wochen)

Ziel: Verstehen, was gebaut werden soll

Aktivitäten:

• Workshops mit Stakeholdern
• Prozesse analysieren und dokumentieren
• User Stories schreiben
• Technische Machbarkeit prüfen
• Architektur-Entscheidungen treffen

Ergebnis:

• Anforderungsdokument
• Wireframes / Mockups
• Technisches Konzept
• Projektplan und Schätzung

Kosten: €5.000-€20.000

Phase 2: Design (2-4 Wochen)

Ziel: Wie sieht die Software aus und wie fühlt sie sich an?

Aktivitäten:

• UX Design (Flows, Wireframes)
• UI Design (Visual Design, Styleguide)
• Prototyping
• User Testing

Ergebnis:

• Klickbarer Prototyp
• Design System
• Finales UI für alle Screens

Kosten: €10.000-€30.000

Phase 3: Entwicklung (2-6 Monate)

Ziel: Software bauen

Methodik: Agile Sprints (2 Wochen)

Pro Sprint:

• Planning: Was wird entwickelt?
• Daily Standups: Fortschritt und Blocker
• Development: Code schreiben
• Review: Demo an Stakeholder
• Retrospective: Prozess verbessern

Ergebnis:

• Funktionierende Software-Inkremente
• Dokumentation
• Automatisierte Tests

Kosten: €30.000-€200.000+

Phase 4: Testing & QA (Parallel + 2-4 Wochen final)

Ziel: Sicherstellen, dass alles funktioniert

Testarten:

• Unit Tests (automatisiert)
• Integration Tests
• End-to-End Tests
• User Acceptance Testing (UAT)
• Performance Tests
• Security Tests

Kosten: In Entwicklung inkludiert + 10-20% extra

Phase 5: Deployment & Launch (1-2 Wochen)

Ziel: Software live bringen

Aktivitäten:

• Produktionsumgebung aufsetzen
• Datenmigration
• Training für User
• Go-Live mit Support
• Monitoring einrichten

Kosten: €5.000-€15.000

Phase 6: Wartung & Weiterentwicklung (laufend)

Ziel: Software am Leben halten und verbessern

Aktivitäten:

• Bug Fixes
• Security Updates
• Kleine Verbesserungen
• Support

Kosten: 15-25% der Entwicklungskosten pro Jahr

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Kosten realistisch einschätzen

Stundensätze in Deutschland

Rolle	Stundensatz
Junior Developer	€60-€90
Mid Developer	€90-€120
Senior Developer	€120-€160
Tech Lead	€140-€180
UX Designer	€80-€120
UI Designer	€70-€110
Projektmanager	€90-€130

Projektkosten nach Komplexität

Projekttyp	Timeline	Kosten
Einfaches internes Tool	2-3 Monate	€30.000-€60.000
Web-Anwendung (MVP)	3-4 Monate	€50.000-€100.000
Komplexe Plattform	6-12 Monate	€100.000-€300.000
Enterprise-System	12-24 Monate	€300.000-€1.000.000+

Was treibt Kosten hoch?

• Integrationen: Jede Schnittstelle = Aufwand
• User-Typen: Admin, User, Gast = verschiedene Views
• Plattformen: Web + iOS + Android = ~2.5x
• Regulatorik: DSGVO, Finanz-Compliance, etc.
• Performance: Hohe Last, Echtzeit-Anforderungen
• Legacy: Anbindung an alte Systeme

Versteckte Kosten nicht vergessen

• Projekt-Management auf deiner Seite
• Testing und Feedback-Runden
• Datenmigration
• Training
• Laufende Wartung
• Hosting und Infrastruktur

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Den richtigen Entwicklungspartner finden

Optionen im Vergleich

Option	Vorteile	Nachteile	Ideal für
Freelancer	Günstig, direkt	Ausfallrisiko, begrenzte Kapazität	Kleine Projekte
Kleine Agentur (5-20)	Persönlich, flexibel	Begrenzte Expertise-Breite	Mittelgroße Projekte
Große Agentur (50+)	Breite Expertise, Sicherheit	Teuer, weniger persönlich	Enterprise-Projekte
Offshore	Günstig	Kommunikation, Qualität variabel	Budget-kritisch
Nearshore	Gutes Preis-Leistung	Kleine Zeitdifferenz	Kostenoptimierung

Auswahlkriterien

1. Relevante Erfahrung

• Ähnliche Projekte im Portfolio?
• Technologie-Stack passt?
• Branchenkenntnis vorhanden?

2. Team und Prozess

• Wer arbeitet konkret am Projekt?
• Wie sieht der Entwicklungsprozess aus?
• Wie wird kommuniziert?

3. Referenzen

• Kannst du mit früheren Kunden sprechen?
• Sind die Projekte im Portfolio verifizierbar?

4. Kultureller Fit

• Wie fühlt sich die Kommunikation an?
• Werden deine Fragen gut beantwortet?
• Stimmt die Chemie?

Red Flags

• Festpreis ohne Discovery
• Kein dedizierter Ansprechpartner
• Unrealistische Versprechungen
• Keine Referenzen möglich
• Alles wird outgesourced

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Erfolgreiche Zusammenarbeit

Deine Rolle als Auftraggeber

1. Klare Anforderungen liefern

• Was soll die Software tun?
• Wer sind die Nutzer?
• Was ist das Business-Ziel?

2. Verfügbar sein

• Schnelles Feedback geben
• Fragen zeitnah beantworten
• An Meetings teilnehmen

3. Entscheidungen treffen

• Einen Entscheider benennen
• Scope-Diskussionen führen
• Trade-offs akzeptieren

Kommunikation einrichten

• Wöchentliches Status-Meeting (30-60 Min)
• Sprint-Demos alle 2 Wochen
• Slack/Teams-Channel für schnelle Fragen
• Jira/Linear für Aufgaben und Bugs

Qualität sichern

• Sprint-Demos aktiv nutzen
• Selber testen, nicht nur berichten lassen
• Feedback früh und oft geben
• Änderungen schriftlich dokumentieren

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Fazit

Individuelle Software entwickeln zu lassen ist eine signifikante Investition - in Zeit, Geld und Aufmerksamkeit. Aber wenn du es richtig machst, bekommst du genau die Software, die dein Business braucht.

Bei Balane Tech entwickeln wir individuelle Software für Unternehmen. Von der Idee bis zum Launch, agil und transparent. Kontaktiere uns für ein kostenloses Erstgespräch.

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FAQ

Was kostet es, individuelle Software entwickeln zu lassen?

Einfache Tools ab €30.000, Web-Anwendungen €50.000-€100.000, komplexe Systeme €100.000-€500.000+.

Wie lange dauert die Entwicklung?

MVP: 3-4 Monate, vollständiges Produkt: 6-12 Monate, Enterprise: 12-24 Monate.

Festpreis oder nach Aufwand?

Nach Aufwand (Time & Material) ist meist besser: mehr Flexibilität, realistischere Schätzungen. Festpreis nur bei sehr klarem Scope.

Wem gehört der Code?

Vertraglich regeln! Standard sollte sein: Nach vollständiger Bezahlung gehört dir alles.

Brauche ich einen internen Tech-Ansprechpartner?

Empfohlen, aber nicht zwingend. Ohne internen Tech-Lead sollte die Agentur diese Rolle übernehmen.

Was passiert nach dem Launch?

Plan Wartung ein: 15-25% der Entwicklungskosten pro Jahr für Updates, Bugfixes, kleine Erweiterungen.