IT Freelancer vs. Agentur: Was ist besser für dein Projekt?

IT Freelancer vs. Agentur: Was ist besser für dein Projekt?

Du hast ein IT-Projekt - eine neue Website, eine App, eine Automatisierung - und fragst dich: Freelancer oder Agentur? Beide haben ihre Berechtigung, aber die falsche Wahl kann teuer werden. In diesem Guide vergleichen wir beide Optionen ehrlich und helfen dir, die richtige Entscheidung zu treffen.

Inhaltsverzeichnis

1. Der große Vergleich
2. Wann Freelancer die bessere Wahl sind
3. Wann eine Agentur sinnvoller ist
4. Hybrid-Modelle
5. Wo du Freelancer und Agenturen findest
6. FAQ

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Der große Vergleich

Übersichtstabelle

Kriterium	Freelancer	Agentur
Kosten	€50-150/Stunde	€80-200/Stunde
Flexibilität	Hoch	Mittel
Skalierbarkeit	Begrenzt	Gut
Risiko bei Ausfall	Hoch	Niedrig
Kommunikation	Direkt	Über PM
Projektgröße	Klein-Mittel	Mittel-Groß
Spezialwissen	Sehr tief	Breit
Verfügbarkeit	Variabel	Planbar

Kosten im Detail

Freelancer:

• Stundensätze: €50-150 (je nach Skill und Region)
• Senior-Spezialisten: €100-200
• Keine Overhead-Kosten
• Direkte Abrechnung

Beispiel: Ein Frontend-Entwickler in Deutschland

• Junior: €50-70/Stunde
• Mid-Level: €70-90/Stunde
• Senior: €90-130/Stunde

Agentur:

• Stundensätze: €80-200
• Projektpauschalen üblich
• Overhead für PM, QA, Infrastruktur eingepreist
• Oft Mindestbudgets (€10.000+)

Beispiel: Webentwicklungs-Agentur

• Einfache Website: €5.000-€15.000
• Komplexe Web-App: €30.000-€100.000
• Enterprise-Projekt: €100.000+

Versteckte Kosten

Bei Freelancern:

• Eigenes Projektmanagement nötig
• Mehrere Freelancer koordinieren
• Qualitätssicherung selbst machen
• Ausfallrisiko (Krankheit, Kündigung)

Bei Agenturen:

• Account-Management (nicht immer wertschöpfend)
• Längere Kommunikationswege
• Overhead für Junior-Mitarbeiter, die mitlernen
• Weniger Flexibilität bei Scope-Änderungen

Qualität

Freelancer:

• Qualität stark personenabhängig
• Direkter Kontakt = schnelles Feedback
• Spezialisierung oft tiefer
• Keine internen Quality Gates

Agentur:

• Prozesse und Standards etabliert
• Code Reviews, Testing, QA
• Mehr Erfahrung mit größeren Projekten
• Aber: Qualität der zugewiesenen Entwickler variiert

Risiko

Freelancer-Risiken:

• Ausfall durch Krankheit
• Abwanderung zu anderem Projekt
• Keine Vertretung
• Haftung begrenzt

Agentur-Risiken:

• Key-Person verlässt Projekt
• Juniors werden eingesetzt
• Priorität deines Projekts sinkt
• Agentur-Pleite (selten, aber möglich)

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Wann Freelancer die bessere Wahl sind

1. Klar definierte, abgegrenzte Aufgaben

Ideal für:

• Einzelne Feature-Entwicklung
• Bug-Fixing
• Spezifische Integration
• Kurzfristige Verstärkung

Beispiel: Du brauchst eine Stripe-Integration für deinen Online-Shop. Ein erfahrener Backend-Entwickler macht das in 2-3 Tagen.

Warum Freelancer: Kein Overhead, direkter Kontakt, schnelle Umsetzung.

2. Spezial-Expertise gefragt

Ideal für:

• Nischen-Technologien (Solidity, Rust, COBOL)
• Spezifische Frameworks (Shopify, Salesforce)
• Performance-Optimierung
• Security-Audits

Beispiel: Du brauchst jemanden, der sich mit Elasticsearch auskennt, um deine Suche zu optimieren.

Warum Freelancer: Agenturen haben selten Spezialisten für alles. Ein Freelancer, der sich auf genau das spezialisiert hat, liefert bessere Ergebnisse.

3. Budget ist begrenzt

Ideal für:

• Bootstrapped Startups
• MVP-Entwicklung
• Kleine Unternehmen
• Nebenprojekte

Beispiel: Du hast €10.000 Budget für dein MVP. Eine Agentur bietet dir für das Geld ein Konzept - ein guter Freelancer ein funktionierendes Produkt.

Warum Freelancer: Kein Agentur-Overhead, mehr Development-Zeit für dein Geld.

4. Du kannst selbst managen

Voraussetzungen:

• Du verstehst die Technologie grundlegend
• Du kannst Requirements klar formulieren
• Du hast Zeit für regelmäßige Abstimmungen
• Du kannst Qualität bewerten

Beispiel: Du bist selbst Entwickler oder hast einen technischen Mitgründer, der die Arbeit reviewen kann.

Warum Freelancer: Du brauchst kein teures Projektmanagement von der Agentur, weil du es selbst kannst.

5. Kurzfristige Kapazitätserweiterung

Ideal für:

• Team-Verstärkung für 2-6 Monate
• Urlaubsvertretung
• Projektspitzen
• Spezifische Meilensteine

Beispiel: Dein Team muss bis zum Product Launch in 3 Monaten liefern. Du brauchst temporär 2 zusätzliche Entwickler.

Warum Freelancer: Schnell verfügbar, flexibel kündbar, integriert sich in dein bestehendes Team.

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Wann eine Agentur sinnvoller ist

1. Komplexe, große Projekte

Ideal für:

• Neuentwicklung kompletter Plattformen
• Enterprise-Software
• Projekte >€50.000
• Mehrere Gewerke (Design, Dev, DevOps)

Beispiel: Du baust eine neue B2B-Plattform mit Kundenportal, Admin-Backend, API und Mobile App.

Warum Agentur: Koordination verschiedener Spezialisten, Projektmanagement, skalierbare Kapazität.

2. Mehrere Skills gleichzeitig benötigt

Ideal für:

• Full-Stack-Projekte
• Design + Development
• Backend + Frontend + DevOps
• Strategie + Umsetzung

Beispiel: Du brauchst UX-Design, Frontend-Entwicklung, Backend-API und Cloud-Setup.

Warum Agentur: Eine Agentur hat all diese Skills unter einem Dach. 4 Freelancer zu koordinieren ist aufwändig.

3. Kein technisches Wissen intern

Ideal für:

• Non-Tech-Unternehmen
• Digitalisierungsprojekte
• Erstmalige Software-Entwicklung
• Wenn niemand Code reviewen kann

Beispiel: Du bist Geschäftsführer eines Handwerksbetriebs und brauchst eine Kundenverwaltung.

Warum Agentur: Die Agentur übernimmt Beratung, Konzeption, Umsetzung und Qualitätssicherung. Du musst nur das Ergebnis abnehmen.

4. Langfristige Partnerschaft gewünscht

Ideal für:

• Kontinuierliche Weiterentwicklung
• Wartung und Support
• Mehrere Projekte geplant
• Strategische IT-Partnerschaft

Beispiel: Du weißt, dass nach der Website auch CRM, ERP-Anbindung und eine App kommen werden.

Warum Agentur: Eine Agentur kann langfristig begleiten, Wissen aufbauen und als verlängerter Arm deiner IT fungieren.

5. Risiko minimieren

Ideal für:

• Kritische Geschäftsprozesse
• Hohe Verfügbarkeitsanforderungen
• Regulierte Branchen
• Wenn Ausfall teuer ist

Beispiel: Deine E-Commerce-Plattform macht €100.000 Umsatz pro Tag. Ein Tag Ausfall ist ein Desaster.

Warum Agentur: Vertretung bei Krankheit, SLAs, professioneller Support, Haftung.

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Hybrid-Modelle

Agentur für Strategie, Freelancer für Umsetzung

Wie es funktioniert:

1. Agentur macht Konzept, Design, Architektur
2. Freelancer setzen unter Agentur-Führung um
3. Agentur übernimmt QA und Projektmanagement

Vorteile:

• Geringere Kosten als Full-Agentur
• Professionelle Führung
• Flexibilität in der Umsetzung

Nachteile:

• Komplexere Vertragsstrukturen
• Agentur muss das Modell akzeptieren

Internes Team + Freelancer-Verstärkung

Wie es funktioniert:

1. Internes Team führt Projekt
2. Freelancer verstärken bei Bedarf
3. Klare Verantwortlichkeiten definiert

Vorteile:

• Wissen bleibt intern
• Flexibel skalierbar
• Kontrolle behalten

Nachteile:

• Onboarding-Aufwand
• Koordination nötig

Freelancer-Team statt Einzel-Freelancer

Wie es funktioniert:

1. Ein Lead-Freelancer koordiniert
2. Weitere Freelancer werden hinzugezogen
3. Lead übernimmt PM-Rolle

Vorteile:

• Günstiger als Agentur
• Eingespieltes Team möglich
• Flexibel zusammenstellbar

Nachteile:

• Abhängig vom Lead
• Qualität variiert

Agentur-Light: Kleine, spezialisierte Boutiquen

Was es ist:

• 3-10 Personen
• Spezialisiert auf bestimmte Technologien
• Arbeiten wie Freelancer, aber mit Backup

Vorteile:

• Senior-Fokus
• Agentur-Prozesse ohne Overhead
• Persönliche Betreuung

Beispiel: Eine 5-Personen-Agentur, spezialisiert auf React und Node.js.

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Wo du Freelancer und Agenturen findest

Freelancer-Plattformen

Deutschland:

• Gulp - IT-Freelancer, Schwerpunkt Enterprise
• freelance.de - Breites IT-Spektrum
• Malt - Design und Tech, qualitätsgeprüft
• Upwork - International, alle Preisklassen

International:

• Toptal - Top 3% Entwickler, teuer aber gut
• Turing - Remote-Entwickler aus aller Welt
• Gun.io - Vetted Senior Developers

Direkt:

• LinkedIn - Profile, Referenzen, direkte Ansprache
• GitHub - Open-Source-Beiträge zeigen Qualität
• Stack Overflow Jobs - Aktive Community-Mitglieder

Agentur-Verzeichnisse

Deutschland:

• Clutch.co - Reviews und Rankings
• Sortlist - Matching-Plattform
• iBusiness - Ranking deutscher Digital-Agenturen

Tipps zur Auswahl:

• Case Studies prüfen
• Referenzen anrufen
• Team kennenlernen (wer arbeitet wirklich?)
• Kleines Testprojekt zuerst

Empfehlungen aus dem Netzwerk

Beste Quelle überhaupt:

• Frag andere Gründer/Unternehmer
• LinkedIn-Posts ("Suche Freelancer für X")
• Branchenverbände
• Lokale Meetups und Events

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Checkliste: Die richtige Entscheidung treffen

Wähle Freelancer wenn...

• Projekt ist klar definiert und abgegrenzt
• Budget ist begrenzt (<€30.000)
• Du kannst Requirements formulieren
• Du kannst Qualität bewerten oder hast jemanden dafür
• Dauer ist überschaubar (<6 Monate)
• Spezial-Expertise ist gefragt
• Flexibilität ist wichtiger als Sicherheit

Wähle Agentur wenn...

• Projekt ist komplex und groß
• Mehrere Disziplinen werden gebraucht
• Kein technisches Wissen intern
• Langfristige Betreuung gewünscht
• Risiko muss minimiert werden
• Budget ist vorhanden (>€30.000)
• Sicherheit ist wichtiger als Flexibilität

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Fazit

Die Wahl zwischen Freelancer und Agentur ist keine Frage von besser oder schlechter, sondern von Passung. Kleine, klar definierte Projekte mit begrenztem Budget? Freelancer. Komplexe, langfristige Vorhaben ohne internes Tech-Know-how? Agentur. Und oft ist ein Hybrid-Modell die beste Lösung.

Bei Balane Tech kombinieren wir das Beste aus beiden Welten: Persönliche Betreuung und Flexibilität eines Freelancers mit der Prozess-Sicherheit und dem breiten Skillset einer Boutique-Agentur. Kontaktiere uns für ein unverbindliches Gespräch über dein Projekt.

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FAQ

Was ist günstiger: Freelancer oder Agentur?

Freelancer haben niedrigere Stundensätze (€50-150 vs. €80-200), aber du musst Projektmanagement, QA und Koordination selbst übernehmen. Die Gesamtkosten hängen von deiner internen Kapazität ab.

Kann ich einen Freelancer für ein großes Projekt nehmen?

Ja, aber mit Risiken. Bei Projekten >€50.000 oder >6 Monaten solltest du Backup-Optionen haben, klare Meilensteine definieren und idealerweise mehrere Freelancer einbinden.

Wie finde ich einen guten Freelancer?

Referenzen checken, Portfolio ansehen, Testprojekt machen. Platforms wie Toptal oder Malt pre-screenen Kandidaten. Empfehlungen aus deinem Netzwerk sind Gold wert.

Was mache ich, wenn der Freelancer krank wird?

Das ist ein echtes Risiko. Bei kritischen Projekten: Dokumentation einfordern, Code regelmäßig reviewen lassen, Backup-Kontakte haben. Oder: Hybrid-Modell mit mehreren Freelancern.

Kann eine Agentur günstiger sein als Freelancer?

Bei sehr komplexen Projekten ja. Die Koordination mehrerer Freelancer plus eigenes Projektmanagement kann teurer werden als eine Agentur, die alles aus einer Hand liefert.

Wie verhandle ich mit einer Agentur?

Hole mehrere Angebote ein, frag nach dem Team (Seniorität!), verhandle Meilenstein-basierte Zahlungen statt Stunden. Achte auf versteckte Kosten (Change Requests, Support).