KPI Dashboard erstellen: Die wichtigsten Kennzahlen im Überblick 2026

KPI Dashboard erstellen: Die wichtigsten Kennzahlen im Überblick 2026

Ein Dashboard ist nur so gut wie seine KPIs. Zu viele Kennzahlen verwirren, zu wenige blenden wichtige Informationen aus. Dieser Guide zeigt dir, welche KPIs für welchen Bereich wichtig sind und wie du sie sinnvoll visualisierst.

Inhaltsverzeichnis

1. Was macht einen guten KPI aus?
2. KPIs nach Unternehmensbereich
3. Dashboard-Design: Best Practices
4. Vorlagen und Beispiele
5. Häufige Fehler vermeiden
6. FAQ

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Was macht einen guten KPI aus?

SMART-Kriterien für KPIs

Kriterium	Beschreibung	Beispiel
Spezifisch	Eindeutig definiert	"Umsatz" ist zu vage, "Netto-Umsatz exkl. Retouren" ist spezifisch
Messbar	Quantifizierbar	"Kundenzufriedenheit" → NPS-Score von 0-10
Akzeptiert	Von allen verstanden	Definition ist dokumentiert
Relevant	Für Entscheidungen nutzbar	Direkt handlungsrelevant
Terminiert	Zeitbezug klar	Monat, Quartal, YTD

Leading vs. Lagging Indicators

Typ	Beschreibung	Beispiele
Leading	Frühindikatoren, zeigen Zukunft	Pipeline, Website Traffic, Leads
Lagging	Spätindikatoren, zeigen Vergangenheit	Umsatz, Gewinn, Kundenzahl

Gute Dashboards enthalten beides!

Die goldene Regel

5-9 KPIs pro Dashboard-Ansicht

• Unter 5: Zu wenig Kontext
• Über 9: Kognitive Überlastung
• Sweet Spot: 7 ± 2 (Miller's Law)

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KPIs nach Unternehmensbereich

Geschäftsführung / Executive Dashboard

Top 7 Executive KPIs:

1. Umsatz (vs. Plan, vs. Vorjahr)
2. EBITDA / Gewinn
3. Cashflow
4. Auftragseingang
5. Kundenzufriedenheit (NPS)
6. Mitarbeiterzufriedenheit (eNPS)
7. Pipeline-Wert

Visualisierung:

• Big Numbers für aktuelle Werte
• Trendlinien für Entwicklung
• Ampeln für vs. Ziel

Vertrieb / Sales Dashboard

Top KPIs:

KPI	Berechnung	Zielwert (Beispiel)
Auftragseingang	Summe neue Aufträge	€500k/Monat
Win Rate	Gewonnene Deals / Alle Deals	>30%
Sales Cycle	Ø Tage von Lead bis Abschluss	<60 Tage
Pipeline Value	Summe offene Opportunities	3x Monatsziel
Average Deal Size	Umsatz / Anzahl Deals	>€25k
Conversion Rate	Leads → Opportunities → Deals	Definiert per Stage
Activity Metrics	Calls, Meetings, Emails	Min. pro Rep definieren

Zusätzliche Ansichten:

• Pipeline nach Stage
• Top Deals
• Performance pro Sales Rep
• Forecast vs. Actuals

Marketing Dashboard

Top KPIs:

KPI	Berechnung	Zielwert (Beispiel)
Website Traffic	Unique Visitors	+10% MoM
Leads Generated	MQLs generiert	200/Monat
Cost per Lead	Marketing Spend / Leads	<€50
Conversion Rate	Visitor → Lead	>2%
Customer Acquisition Cost (CAC)	Marketing + Sales / Neukunden	<€500
Marketing ROI	(Revenue - Cost) / Cost	>300%
Email Open Rate	Öffnungen / Versand	>25%

Zusätzliche Ansichten:

• Traffic nach Kanal
• Campaign Performance
• Content Performance
• Social Media Metrics

Finanz-Dashboard

Top KPIs:

KPI	Berechnung	Zielwert (Beispiel)
Umsatz	Netto-Umsatz	Plan ± 5%
Gross Margin	(Umsatz - COGS) / Umsatz	>40%
EBITDA	Earnings before Interest, Tax, Depreciation, Amortization	Plan ± 5%
Cash Runway	Cash / Monthly Burn	>12 Monate
DSO	Days Sales Outstanding	<45 Tage
DPO	Days Payable Outstanding	>30 Tage
Budget Variance	Actuals vs. Budget	±5%

Zusätzliche Ansichten:

• Kostenentwicklung nach Kategorie
• Cashflow-Prognose
• Debitorenalterung
• Plan vs. Ist nach Kostenstelle

Produktions-Dashboard

Top KPIs:

KPI	Berechnung	Zielwert (Beispiel)
OEE	Verfügbarkeit × Leistung × Qualität	>85%
Durchlaufzeit	Ø Zeit von Start bis Fertig	Branchenabhängig
Ausschussquote	Ausschuss / Gesamtproduktion	<2%
Liefertreue	Pünktliche Lieferungen / Alle	>95%
Maschinenauslastung	Laufzeit / Verfügbare Zeit	>80%
First Pass Yield	Gut beim ersten Mal / Alle	>98%
MTBF	Mean Time Between Failures	Maximieren

Zusätzliche Ansichten:

• Maschinenübersicht
• Auftragsfortschritt
• Qualitätstrends
• Engpass-Analyse

HR Dashboard

Top KPIs:

KPI	Berechnung	Zielwert (Beispiel)
Headcount	Aktive Mitarbeiter	Plan ± 5%
Fluktuationsrate	Abgänge / Ø Mitarbeiter	<10%/Jahr
Time to Hire	Ø Tage von Stelle bis Besetzung	<45 Tage
Krankenquote	Krankheitstage / Arbeitstage	<5%
eNPS	Employee Net Promoter Score	>30
Überstundenquote	Überstunden / Sollstunden	<5%
Schulungstage	Schulungstage / Mitarbeiter	>3/Jahr

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Dashboard-Design: Best Practices

Layout-Prinzipien

F-Pattern: User lesen von links oben nach rechts, dann runter. Wichtigste KPIs oben links.

Hierarchie:

1. Oberer Bereich: Big Numbers (wichtigste KPIs)
2. Mitte: Charts und Trends
3. Unten: Details und Tabellen

Visualisierungstypen

Datentyp	Beste Visualisierung
Einzelwert	Big Number / Scorecard
Trend über Zeit	Liniendiagramm
Vergleich (wenige Kategorien)	Balkendiagramm
Teile eines Ganzen	Donut Chart (nicht Pie!)
Viele Kategorien	Horizontale Balken
Korrelation	Streudiagramm
Geographie	Karte
Fortschritt	Gauge / Bullet Chart

Farbcodes

Farbe	Bedeutung
Grün	Gut, Ziel erreicht
Gelb	Warnung, beobachten
Rot	Kritisch, Handlung nötig
Grau	Neutral, informativ
Blau	Primärfarbe, Hervorhebung

Wichtig: Farbenblindheit bedenken! Nicht nur rot/grün verwenden.

Interaktivität

Sinnvolle Features:

• Filter (Zeit, Kategorie, Region)
• Drill-Down (vom Überblick ins Detail)
• Tooltips (Zusatzinfos bei Hover)
• Export (PDF, Excel)

Vermeiden:

• Zu viele Filter (>5)
• Versteckte Informationen
• Komplizierte Navigation

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Vorlagen und Beispiele

Vorlage: Vertriebs-Dashboard

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│  SALES DASHBOARD                           📅 Jan 2026  │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│  ┌──────────┐  ┌──────────┐  ┌──────────┐  ┌──────────┐│
│  │ €485k    │  │ 34%      │  │ 52 Tage  │  │ €1.2M    ││
│  │ Umsatz   │  │ Win Rate │  │ Cycle    │  │ Pipeline ││
│  │ ▲ +12%   │  │ ▲ +5%    │  │ ▼ -8%    │  │ → 0%     ││
│  └──────────┘  └──────────┘  └──────────┘  └──────────┘│
│                                                         │
│  ┌─────────────────────────┐  ┌─────────────────────── │
│  │ Pipeline nach Stage     │  │ Umsatz Trend          ││
│  │ [========>----]         │  │ 📈                    ││
│  │ [=====>-------]         │  │                       ││
│  │ [===>---------]         │  │                       ││
│  └─────────────────────────┘  └───────────────────────┘│
│                                                         │
│  ┌────────────────────────────────────────────────────┐│
│  │ Top Deals                                          ││
│  │ Kunde A - €150k - Verhandlung - 70% Wahrsch.       ││
│  │ Kunde B - €85k - Angebot - 50% Wahrsch.            ││
│  └────────────────────────────────────────────────────┘│
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

Vorlage: Executive Dashboard

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│  EXECUTIVE DASHBOARD                       📅 Jan 2026  │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│  ┌──────────┐  ┌──────────┐  ┌──────────┐  ┌──────────┐│
│  │ €2.1M    │  │ €340k    │  │ €580k    │  │ 42       ││
│  │ Umsatz   │  │ EBITDA   │  │ Pipeline │  │ NPS      ││
│  │ 95% Plan │  │ 102% Pln │  │ 3.2x     │  │ ▲ +8     ││
│  └──────────┘  └──────────┘  └──────────┘  └──────────┘│
│                                                         │
│  ┌─────────────────────────┐  ┌─────────────────────── │
│  │ Umsatz vs. Plan         │  │ Umsatz nach Segment   ││
│  │ Plan: ████████████      │  │ ████████ DE 60%       ││
│  │ Ist:  ██████████        │  │ █████ UK 30%          ││
│  │       95%               │  │ ██ Sonstige 10%       ││
│  └─────────────────────────┘  └───────────────────────┘│
│                                                         │
│  ┌────────────────────────────────────────────────────┐│
│  │ 12-Monats-Trend                                    ││
│  │     ___/\/\___/¯¯¯                                 ││
│  │ Feb  Apr  Jun  Aug  Okt  Dez  Feb                  ││
│  └────────────────────────────────────────────────────┘│
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

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Häufige Fehler vermeiden

Fehler 1: Zu viele KPIs

Problem: Dashboard mit 30+ Kennzahlen Lösung: Max. 7-9 KPIs pro Ansicht, mehrere Ebenen/Tabs nutzen

Fehler 2: Vanity Metrics

Problem: Kennzahlen, die gut aussehen, aber nichts aussagen Beispiel: "Website Visits" ohne Conversion-Bezug Lösung: Jeder KPI muss zu einer Entscheidung führen können

Fehler 3: Keine Vergleichswerte

Problem: "Umsatz: €500k" - Ist das gut? Lösung: Immer Kontext: vs. Plan, vs. Vorjahr, vs. Ziel

Fehler 4: Falsche Visualisierung

Problem: Pie Charts für Trends, Linien für Kategorien Lösung: Visualisierung an Datentyp anpassen

Fehler 5: Keine klaren Definitionen

Problem: "Umsatz" - Brutto? Netto? Mit Retouren? Lösung: KPI-Glossar erstellen und dokumentieren

Fehler 6: Zu selten aktualisiert

Problem: Dashboard zeigt Daten von vor 2 Wochen Lösung: Automatisierte Daten-Updates (täglich oder Echtzeit)

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Fazit

Ein gutes KPI Dashboard ist kein Nice-to-have, sondern ein Management-Werkzeug. Mit den richtigen Kennzahlen, sinnvoller Visualisierung und regelmäßiger Nutzung werden bessere Entscheidungen zur Gewohnheit.

Faustregeln:

• Weniger ist mehr (5-9 KPIs)
• Immer mit Vergleichswert
• Leading + Lagging Indicators
• Handlungsrelevanz vor Vollständigkeit

Bei Balane Tech erstellen wir KPI Dashboards, die tatsächlich genutzt werden - nicht nur schön aussehen. Kontaktiere uns für eine kostenlose Beratung.

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FAQ

Wie viele KPIs sollte ein Dashboard haben?

5-9 pro Ansicht. Wenn du mehr brauchst, erstelle mehrere Tabs oder Drill-Down-Ebenen.

Welches Tool für KPI Dashboards?

Power BI für Microsoft-Umgebungen, Looker Studio für Marketing/Google, Tableau für komplexe Analysen.

Wie oft sollten KPIs aktualisiert werden?

Kommt auf den Use Case an. Executive: Täglich/Wöchentlich. Operativ: Täglich/Stündlich. Echtzeit nur wenn nötig (teurer).

Wer sollte Zugriff auf Dashboards haben?

Jeder, der Entscheidungen trifft. Aber: Berechtigungskonzept (wer sieht was) nicht vergessen.

Was wenn ich die Daten nicht habe?

Dann zuerst Dateninfrastruktur aufbauen. Ein Dashboard ohne zuverlässige Daten ist nutzlos.