Business Intelligence für Geschäftsführer: Dashboards, die wirklich helfen

Die meisten Dashboards sind nutzlos. 50 Kennzahlen, bunte Charts, niemand schaut drauf. Der CEO fragt weiter per E-Mail nach Zahlen, weil er dem Dashboard nicht traut.

So sollte es nicht sein. Ein gutes Dashboard beantwortet in 30 Sekunden: "Wie steht das Unternehmen?" - und zeigt, wo Handlungsbedarf besteht.

Inhaltsverzeichnis

1. Warum die meisten Dashboards scheitern
2. Die richtigen KPIs für die Geschäftsführung
3. Dashboard-Architektur: Was wirklich drauf muss
4. Tool-Vergleich: Was passt zu wem?
5. So baust du ein Dashboard, das genutzt wird
6. Kosten und Aufwand
7. Checkliste für dein Management-Dashboard

---

Warum die meisten Dashboards scheitern

Problem 1: Zu viele Metriken

Symptom: 50+ KPIs auf einem Bildschirm.

Warum es passiert:

• "Wir haben die Daten, also zeigen wir sie"
• Jede Abteilung will ihre Zahlen prominent
• Niemand entscheidet, was wirklich wichtig ist

Das Ergebnis: Informationsüberflutung. Niemand erkennt, was wichtig ist.

Die Lösung: Maximal 7-10 KPIs auf dem Hauptdashboard.

Problem 2: Falsche Granularität

Symptom: Der CEO sieht die gleichen Zahlen wie der Teamleiter.

Warum es passiert:

• Ein Dashboard für alle
• Keine Rollendefinition
• "Mehr Detail ist besser"

Das Ergebnis: CEO verliert sich in Details, Teamleiter vermisst Kontext.

Die Lösung: Drill-Down statt Drill-Everywhere. Übersicht → Detail bei Bedarf.

Problem 3: Keine Handlungsrelevanz

Symptom: "Interessant, aber was soll ich damit machen?"

Warum es passiert:

• Fokus auf Ist-Zustand, nicht auf Abweichungen
• Keine Schwellwerte definiert
• Kein Kontext (Vergleich, Trend, Ziel)

Das Ergebnis: Dashboard wird zur Wanddekoration.

Die Lösung: Jede Metrik braucht Kontext: Ziel, Vergleich, Trend, Alert.

Problem 4: Daten, denen niemand traut

Symptom: "Die Zahlen stimmen doch gar nicht."

Warum es passiert:

• Datenquellen inkonsistent
• Keine klare Definition der Metrik
• Verschiedene Systeme, verschiedene Wahrheiten

Das Ergebnis: Zurück zu Excel und manuellen Reports.

Die Lösung: Single Source of Truth. Klare Definitionen. Datenqualität sicherstellen.

---

Die richtigen KPIs für die Geschäftsführung

Das Framework: 4 Perspektiven

Ein gutes Management-Dashboard deckt vier Perspektiven ab:

Perspektive	Frage	Beispiel-KPIs
Finanzen	Wie profitabel sind wir?	Umsatz, EBIT, Cashflow
Kunden	Wie zufrieden sind Kunden?	NPS, Churn, Customer Lifetime Value
Prozesse	Wie effizient arbeiten wir?	Durchlaufzeit, Fehlerquote
Wachstum	Wie entwickeln wir uns?	Pipeline, Conversion, Mitarbeiterwachstum

Die wichtigsten KPIs nach Unternehmenstyp

SaaS / Subscription Business:

KPI	Was es misst	Zielwert
MRR/ARR	Wiederkehrender Umsatz	Wachstum >10%/Monat (früh)
Churn Rate	Kundenabwanderung	<2%/Monat (B2B)
CAC	Kundenakquisekosten	<1/3 des LTV
LTV	Customer Lifetime Value	>3x CAC
NRR	Net Revenue Retention	>100%

E-Commerce:

KPI	Was es misst	Zielwert
GMV	Bruttowarenvolumen	Branchenabhängig
Conversion Rate	Besucher → Käufer	2-4%
AOV	Durchschnittlicher Bestellwert	Steigend
CAC	Kundenakquisekosten	<1. Bestellwert
Repeat Purchase Rate	Wiederkäufer	>30%

Dienstleistung / Agentur:

KPI	Was es misst	Zielwert
Umsatz pro Mitarbeiter	Produktivität	>€150k/Jahr
Auslastung	Fakturierbare Zeit	>75%
Projektmarge	Rentabilität	>30%
Pipeline	Zukünftiger Umsatz	>3x Monatsumsatz
Mitarbeiterfluktuation	Retention	<15%/Jahr

Produktion / Handel:

KPI	Was es misst	Zielwert
Umsatz	Gesamtleistung	Plan vs. Ist
Rohertrag	Marge nach Wareneinsatz	Branchenabhängig
Lagerumschlag	Kapitalbindung	>6x/Jahr
Lieferperformance	Termintreue	>95%
Fehlerquote	Qualität	<1%

Die "Ach Scheiße"-Metrik

Jede Branche hat KPIs, die sofort Alarm auslösen sollten:

Branche	"Ach Scheiße"-Metrik
SaaS	Churn > 5%/Monat
E-Commerce	ROAS < 1 (Werbung verbrennt Geld)
Agentur	Auslastung < 60%
Produktion	Cash-Reichweite < 3 Monate

Diese gehören auf das Dashboard - mit rotem Alert.

---

Dashboard-Architektur: Was wirklich drauf muss

Ebene 1: Das Executive Summary (1 Bildschirm)

Ziel: In 30 Sekunden verstehen, wie es steht.

Inhalt:

┌─────────────────────────────────────────────────┐
│  EXECUTIVE DASHBOARD                    Jan 2025│
├─────────────────────────────────────────────────┤
│                                                 │
│  Umsatz MTD        Pipeline           Cashflow  │
│  €487k             €1.2M              €340k     │
│  ↑ 12% vs Plan     ↓ 8% vs Vormonat   ✓ Healthy │
│                                                 │
├─────────────────────────────────────────────────┤
│  ⚠️ ALERTS                                      │
│  • Churn in Enterprise: 2 Kunden at risk       │
│  • Projekt ABC: Deadline gefährdet             │
│                                                 │
├─────────────────────────────────────────────────┤
│  📊 TREND (letzte 12 Monate)                   │
│  [Umsatz-Chart mit Trendlinie]                 │
│                                                 │
└─────────────────────────────────────────────────┘

Ebene 2: Bereichs-Dashboards (Drill-Down)

Bei Klick auf "Umsatz" → Sales Dashboard Bei Klick auf "Pipeline" → CRM Dashboard Bei Klick auf Alert → Detail-Ansicht

Ebene 3: Operative Details (für Teamleiter)

• Einzelne Deals
• Mitarbeiter-Performance
• Projekt-Details

Das "Alert-First"-Prinzip

Statt: 50 Metriken anzeigen und hoffen, dass jemand Abweichungen bemerkt.

Besser: Alerts prominent, Details bei Bedarf.

Wenn Metrik X vom Ziel abweicht > Y%
    → Rote Markierung
    → Benachrichtigung (optional)
    → Zur Detailanalyse verlinken

---

Tool-Vergleich: Was passt zu wem?

Übersicht

Tool	Stärke	Kosten	Für wen?
Power BI	Microsoft-Integration	€8/User/Mo	Microsoft-Umgebung
Tableau	Visualisierung	€70/User/Mo	Daten-intensive Firmen
Looker	Google-Integration	Custom	GCP-Nutzer
Metabase	Open Source	€0-85/Mo	Startups, Tech-affin
Google Data Studio	Kostenlos	€0	Marketing, einfache Fälle
Databox	Aggregation	€72/Mo	Agenturen, Marketing

Tool-Empfehlung nach Szenario

"Wir nutzen Microsoft 365" → Power BI

• Native Integration
• Vertraute Oberfläche
• Günstiger Einstieg

"Wir sind ein Tech-Startup" → Metabase

• Open Source
• Entwickler können beitragen
• Flexibel

"Wir brauchen es einfach und schnell" → Google Data Studio

• Kostenlos
• Einfache Verbindung zu Google-Tools
• Limitiert bei komplexen Datenquellen

"Wir haben komplexe Daten" → Tableau oder Looker

• Mächtige Visualisierung
• Komplexe Berechnungen
• Höhere Kosten gerechtfertigt

Was du wirklich brauchst

Minimum:

• Verbindung zu deinen Datenquellen (CRM, ERP, etc.)
• Automatische Aktualisierung
• Teilen mit Team

Nice-to-have:

• Mobile App
• Alerts/Benachrichtigungen
• Embedding in andere Tools

Overkill für die meisten:

• ML-Integration
• Real-time Updates (Minuten reichen)
• Self-Service für alle Mitarbeiter

---

So baust du ein Dashboard, das genutzt wird

Schritt 1: Ziele definieren (vor dem Tool!)

Fragen, die du beantworten musst:

1. Welche Entscheidungen soll das Dashboard unterstützen?
2. Wer sind die Nutzer? (CEO ≠ Sales Manager)
3. Wie oft wird drauf geschaut? (täglich vs. wöchentlich)
4. Was sind die 3-5 wichtigsten Fragen?

Beispiel:

Entscheidungen:
- Wo investieren wir Marketing-Budget?
- Müssen wir Vertrieb verstärken?
- Ist unsere Cash-Position gesund?

Nutzer: CEO, CFO, Sales-Leiter

Frequenz: Täglich kurzer Check, wöchentliches Deep-Dive

Top-Fragen:
1. Erreichen wir unser Umsatzziel?
2. Wie entwickelt sich die Pipeline?
3. Welche Kunden sind at risk?

Schritt 2: Datenquellen konsolidieren

Typische Quellen:

• CRM (Salesforce, HubSpot, Pipedrive)
• Buchhaltung (DATEV, lexoffice)
• Bank (Kontobewegungen)
• Shop (Shopify, WooCommerce)
• Analytics (GA4, Amplitude)

Die Herausforderung: Daten zusammenbringen.

Optionen:

1. Direkte Connectoren (einfach, aber begrenzt)
2. ETL-Tools (Fivetran, Airbyte) → Data Warehouse
3. Custom Scripts (flexibel, aber Wartung)

Schritt 3: KPIs definieren (präzise!)

Schlecht: "Umsatz" Gut: "Netto-Umsatz nach Retouren, in EUR, gebucht nach Leistungsdatum"

Jeder KPI braucht:

• Name
• Definition (exakt)
• Datenquelle
• Berechnungslogik
• Zielwert
• Verantwortlicher

Schritt 4: Visualisierung gestalten

Regeln für gute Dashboards:

1. Konsistenz: Gleiche Farben für gleiche Bedeutung
2. Hierarchie: Wichtiges oben/links
3. Vergleichbarkeit: Aktuell vs. Plan vs. Vorjahr
4. Whitespace: Nicht alles vollstopfen
5. Beschriftung: Jeder muss verstehen, was er sieht

Chart-Auswahl:

Zweck	Chart-Typ
Trend über Zeit	Liniendiagramm
Vergleich	Balkendiagramm
Teil vom Ganzen	Kreisdiagramm (sparsam!)
Ziel vs. Ist	Bullet Chart
Einzelwert	Big Number

Schritt 5: Testen und iterieren

Woche 1-2: Prototyp bauen, mit 2-3 Nutzern testen Woche 3-4: Feedback einarbeiten, verfeinern Monat 2: Rollout an alle, Training Laufend: Monatliches Review - wird es genutzt?

---

Kosten und Aufwand

Kostenübersicht

DIY (intern):

Posten	Aufwand/Kosten
Tool (z.B. Metabase)	€0-€100/Monat
Interner Aufwand	40-80h einmalig
Laufende Pflege	4-8h/Monat

Mit externem Partner:

Posten	Kosten
Tool-Lizenz	€100-€500/Monat
Setup + Entwicklung	€10.000-€30.000
Laufende Betreuung	€500-€2.000/Monat

ROI-Betrachtung

Was kostet es, KEIN Dashboard zu haben?

• CEO fragt Controller nach Zahlen: 2h/Woche × €100/h = €800/Monat
• Entscheidungen auf Bauchgefühl: unkalkulierbar, aber teuer
• Probleme zu spät erkannt: €10.000-€100.000+ pro Fall

Break-Even: Oft innerhalb von 3-6 Monaten.

---

Checkliste für dein Management-Dashboard

Vor dem Start

• Entscheider identifiziert (wer nutzt es?)
• Top 5 Fragen definiert
• Datenquellen gelistet
• Budget geklärt
• Tool ausgewählt

Bei der Umsetzung

• KPIs präzise definiert
• Datenqualität geprüft
• Zielwerte festgelegt
• Alerts konfiguriert
• Mobil-Zugang eingerichtet

Nach dem Launch

• Nutzung monitoren (wird es genutzt?)
• Feedback sammeln (monatlich)
• KPIs anpassen bei Bedarf
• Datenqualität laufend prüfen

---

Fazit

Ein gutes Management-Dashboard ist nicht das mit den meisten Charts - sondern das, das in 30 Sekunden zeigt, was wichtig ist.

Die Essenz:

1. Weniger ist mehr: 7-10 KPIs, nicht 50
2. Kontext ist King: Ziel, Trend, Vergleich
3. Alert-First: Abweichungen prominent
4. Datenqualität: Vertrauen ist Grundlage
5. Nutzung messen: Dashboard ohne Nutzer ist nutzlos

---

Nächste Schritte

Du willst ein Dashboard, das wirklich genutzt wird?

Bei Balane Tech helfen wir Geschäftsführern, die richtigen Metriken zu identifizieren und Dashboards zu bauen, die Entscheidungen besser machen - nicht nur hübsch aussehen. Kostenloses Erstgespräch