Individualsoftware vs. Standardlösung: Wann sich Custom Development lohnt
Die Build-vs-Buy-Entscheidung: Wann sich Eigenentwicklung lohnt, wann Standardsoftware reicht und wie du die richtige Wahl für dein Unternehmen triffst.
Jonas Höttler
Individualsoftware vs. Standardlösung: Wann sich Custom Development lohnt
"Sollen wir kaufen oder selbst bauen?" - diese Frage stellt sich bei fast jedem Softwareprojekt. Die Antwort ist selten einfach, aber mit dem richtigen Framework lässt sie sich systematisch beantworten.
Inhaltsverzeichnis
- Die Grundlagen: Build vs. Buy
- Wann Standardsoftware die richtige Wahl ist
- Wann Individualsoftware Sinn macht
- Die wahren Kosten im Vergleich
- Entscheidungsframework
- Hybrid-Ansätze
- Checkliste für deine Entscheidung
Die Grundlagen: Build vs. Buy
Was ist Standardsoftware?
Fertige Produkte, die von vielen Unternehmen genutzt werden:
Beispiele:
- CRM: Salesforce, HubSpot, Pipedrive
- ERP: SAP, Odoo, Microsoft Dynamics
- Buchhaltung: DATEV, lexoffice, Sage
- Projektmanagement: Asana, Monday, Jira
Vorteile:
- Sofort einsatzbereit
- Bewährt und getestet
- Regelmäßige Updates
- Community und Support
Nachteile:
- Begrenzte Anpassbarkeit
- Abhängigkeit vom Anbieter
- Oft Features, die du nicht brauchst
- Laufende Lizenzkosten
Was ist Individualsoftware?
Maßgeschneiderte Lösungen, speziell für dein Unternehmen entwickelt:
Beispiele:
- Branchenspezifische Warenwirtschaft
- Individuelle Kundenportale
- Spezielle Workflow-Systeme
- Eigene Apps und Plattformen
Vorteile:
- Exakt auf deine Prozesse zugeschnitten
- Wettbewerbsvorteil durch Differenzierung
- Volle Kontrolle und Eigentumsrechte
- Keine Lizenzkosten
Nachteile:
- Hohe Anfangsinvestition
- Längere Time-to-Market
- Du bist für Wartung verantwortlich
- Risiko von Fehlentwicklungen
Wann Standardsoftware die richtige Wahl ist
Regel 1: Der Prozess ist branchenüblich
Frage: Machen andere Unternehmen in deiner Branche das gleiche?
Wenn ja → Standardsoftware ist wahrscheinlich besser.
Beispiele für branchenübliche Prozesse:
- Buchhaltung (DATEV, lexoffice)
- E-Mail-Marketing (Mailchimp, HubSpot)
- HR-Verwaltung (Personio, BambooHR)
- Projektmanagement (Asana, Jira)
Warum? Millionen wurden investiert, um diese Probleme zu lösen. Du profitierst von diesem Investment.
Regel 2: Keine Differenzierung durch Software
Frage: Ist die Software entscheidend für deinen Wettbewerbsvorteil?
Wenn nein → Standardsoftware ist wahrscheinlich besser.
Beispiele:
- Deine Buchhaltung ist kein USP
- Dein E-Mail-Tool macht dich nicht besser als die Konkurrenz
- Standard-CRM reicht für deine Vertriebsprozesse
Regel 3: Budget und Zeit sind begrenzt
Frage: Brauchst du die Lösung schnell und günstig?
Wenn ja → Standardsoftware ist wahrscheinlich besser.
| Aspekt | Standardsoftware | Individualsoftware |
|---|---|---|
| Time-to-Market | 1-4 Wochen | 3-12 Monate |
| Anfangskosten | €100-€10.000 | €30.000-€500.000 |
| Risiko | Niedrig | Höher |
Regel 4: Die Anforderungen sind unklar
Frage: Weißt du genau, was du brauchst?
Wenn nein → Starte mit Standardsoftware.
Standardsoftware hilft, Anforderungen zu verstehen. Erst wenn du weißt, was fehlt, macht Custom Development Sinn.
Wann Individualsoftware Sinn macht
Regel 1: Einzigartige Geschäftsprozesse
Frage: Sind deine Prozesse so speziell, dass keine Standardlösung passt?
Indikatoren:
- Du musst Standard-Software extrem anpassen
- Workarounds sind kompliziert und fehleranfällig
- Mitarbeiter arbeiten parallel in Excel
- Du brauchst Integration, die es nicht gibt
Beispiel: Ein Logistikunternehmen mit speziellen Routen-Optimierungen, die kein Standard-TMS abbilden kann.
Regel 2: Software ist Kern deines Produkts
Frage: Ist Software zentral für dein Geschäftsmodell?
Wenn ja → Individualsoftware ist wahrscheinlich besser.
Beispiele:
- SaaS-Unternehmen (dein Produkt IST Software)
- Tech-enabled Services (Software macht den Unterschied)
- Digitale Plattformen (Marktplätze, Netzwerke)
Regel 3: Wettbewerbsvorteil durch Technology
Frage: Gibt dir individuelle Software einen echten Vorsprung?
Indikatoren:
- Konkurrenz hat keinen Zugang zur gleichen Technologie
- Automatisierung schafft Kostenvorteile
- Kunden wählen dich wegen deiner digitalen Lösung
- Prozesse sind 10x schneller/besser als bei der Konkurrenz
Regel 4: Langfristige strategische Bedeutung
Frage: Wirst du diese Software in 10 Jahren noch brauchen?
Wenn ja → Die höhere Anfangsinvestition amortisiert sich.
Rechnung:
Standardsoftware: €2.000/Monat × 120 Monate = €240.000
Individualsoftware: €150.000 + (€500/Monat × 120) = €210.000
→ Custom ist nach 5-7 Jahren oft günstiger
Regel 5: Daten und Kontrolle sind kritisch
Frage: Müssen die Daten bei dir bleiben?
Gründe für Custom:
- Hochsensible Daten (Gesundheit, Finanzen)
- Regulatorische Anforderungen (DSGVO, etc.)
- Keine Abhängigkeit von Drittanbietern gewünscht
- Volle Kontrolle über den Quellcode
Die wahren Kosten im Vergleich
Kostenstruktur Standardsoftware
| Kostenart | Jahr 1 | Jahre 2-5 | 5-Jahres-TCO |
|---|---|---|---|
| Lizenz/Abo | €12.000 | €12.000/Jahr | €60.000 |
| Implementierung | €10.000 | - | €10.000 |
| Schulung | €3.000 | €1.000/Jahr | €7.000 |
| Anpassungen | €5.000 | €2.000/Jahr | €13.000 |
| Integration | €8.000 | €1.000/Jahr | €12.000 |
| Gesamt | €38.000 | €16.000/Jahr | €102.000 |
Kostenstruktur Individualsoftware
| Kostenart | Jahr 1 | Jahre 2-5 | 5-Jahres-TCO |
|---|---|---|---|
| Entwicklung | €100.000 | - | €100.000 |
| Hosting | €3.000 | €3.000/Jahr | €15.000 |
| Wartung | - | €10.000/Jahr | €40.000 |
| Weiterentwicklung | - | €15.000/Jahr | €60.000 |
| Schulung | €2.000 | €500/Jahr | €4.000 |
| Gesamt | €105.000 | €28.500/Jahr | €219.000 |
Der Knackpunkt: Versteckte Kosten
Standardsoftware - versteckte Kosten:
- Premium-Features, die du später brauchst
- Preissteigerungen bei Vertragsverlängerung
- Kosten für Workarounds
- Opportunitätskosten durch Einschränkungen
- Abhängigkeit (Vendor Lock-in)
Individualsoftware - versteckte Kosten:
- Scope Creep während der Entwicklung
- Technische Schulden
- Fluktuation im Entwicklerteam
- Dokumentation und Wissenstransfer
- Sicherheitsupdates und Patches
Break-Even-Analyse
Wann wird Custom günstiger?
Standardsoftware: €16.000/Jahr laufend
Individualsoftware: €28.500/Jahr laufend
Differenz Jahr 1: €67.000 (Custom teurer)
Break-Even erreicht, wenn:
- Standard-Lizenz steigt >15%/Jahr
- Custom-Wartung sinkt auf €15.000/Jahr
- Mehrwert durch Custom > €12.500/Jahr Ersparnis
Entscheidungsframework
Schritt 1: Strategische Relevanz bewerten
| Frage | Ja | Nein |
|---|---|---|
| Ist die Software kern für dein Geschäftsmodell? | +2 Custom | +2 Standard |
| Differenziert sie dich vom Wettbewerb? | +2 Custom | +2 Standard |
| Wirst du sie in 10 Jahren noch brauchen? | +1 Custom | +1 Standard |
Schritt 2: Anforderungen bewerten
| Frage | Ja | Nein |
|---|---|---|
| Sind deine Prozesse einzigartig? | +2 Custom | +2 Standard |
| Brauchst du tiefe Integration? | +1 Custom | +1 Standard |
| Sind Anforderungen klar definiert? | +1 Custom | +2 Standard |
Schritt 3: Ressourcen bewerten
| Frage | Ja | Nein |
|---|---|---|
| Hast du €100k+ Budget? | +1 Custom | +2 Standard |
| Hast du 6+ Monate Zeit? | +1 Custom | +2 Standard |
| Hast du interne IT-Kompetenz? | +1 Custom | +1 Standard |
Schritt 4: Auswerten
| Summe | Empfehlung |
|---|---|
| Standard > Custom +4 | Klare Empfehlung: Standardsoftware |
| Standard > Custom +1-3 | Tendenz: Standardsoftware |
| Gleich (±0) | Hybrid-Ansatz prüfen |
| Custom > Standard +1-3 | Tendenz: Individualsoftware |
| Custom > Standard +4 | Klare Empfehlung: Individualsoftware |
Hybrid-Ansätze
Option 1: Standard + Individuell erweitern
Konzept: Standardsoftware als Basis, Custom für Spezialfunktionen.
Beispiel:
- Basis: Salesforce CRM
- Custom: Spezielle Reporting-Module via API
- Vorteil: Best of both worlds
Wann sinnvoll:
- 80% der Anforderungen durch Standard abgedeckt
- Kritische 20% brauchen Individuallösung
- API-Zugang vorhanden
Option 2: Low-Code/No-Code als Brücke
Konzept: Plattformen wie Bubble, Retool oder Airtable.
Beispiel:
- Schneller Prototyp in No-Code
- Validierung des Konzepts
- Bei Erfolg: Custom-Entwicklung für Skalierung
Wann sinnvoll:
- Unsicherheit über Anforderungen
- Begrenztes Budget
- Schnelle Iteration wichtig
Option 3: Custom auf Open-Source-Basis
Konzept: Open-Source als Fundament, Custom für Spezifisches.
Beispiel:
- Basis: Odoo (Open Source ERP)
- Custom: Eigene Module für spezielle Prozesse
- Vorteil: Geringere Entwicklungskosten
Wann sinnvoll:
- Komplexes System nötig
- Aber nicht alles von Null entwickeln
- Open-Source-Kompetenz vorhanden
Checkliste für deine Entscheidung
Vor der Entscheidung
Anforderungen:
- Alle Stakeholder befragt
- Muss- vs. Kann-Anforderungen getrennt
- Aktuelle Prozesse dokumentiert
- Zukünftige Anforderungen bedacht
Marktanalyse:
- Mindestens 5 Standardlösungen geprüft
- Demos durchgeführt
- Referenzen eingeholt
- Preise über 5 Jahre gerechnet
Interne Ressourcen:
- Budget realistisch geplant
- Zeitrahmen mit Puffer
- IT-Kompetenz bewertet
- Change-Management bedacht
Bei der Entscheidung
Für Standardsoftware:
- Exit-Strategie definiert
- Vertragslaufzeit optimiert
- Erweiterbarkeit geprüft
- Datenmigration geplant
Für Individualsoftware:
- Detailliertes Pflichtenheft
- Entwicklungspartner evaluiert
- Eigentumsrechte geklärt
- Wartungsvertrag geplant
Fazit: Die richtige Frage stellen
Die Frage ist nicht "Build oder Buy?", sondern:
"Welcher Ansatz schafft den meisten Wert für mein Unternehmen?"
Wähle Standardsoftware, wenn:
- Der Prozess branchenüblich ist
- Du schnell starten willst
- Software kein Differenzierungsmerkmal ist
- Budget und Risiko begrenzt sein sollen
Wähle Individualsoftware, wenn:
- Deine Prozesse einzigartig sind
- Software dein Geschäftsmodell IST
- Du einen echten Wettbewerbsvorteil brauchst
- Du langfristig unabhängig sein willst
Wähle einen Hybrid-Ansatz, wenn:
- Du unsicher bist
- Standard zu 80% passt
- Du flexibel bleiben willst
Nächste Schritte
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