Salesforce Alternative: Die 10 besten CRM-Systeme 2026

Salesforce ist der Marktführer, aber nicht für jeden geeignet. Zu teuer für kleine Teams, zu komplex für einfache Anforderungen, zu mächtig wenn du "nur" Kontakte und Deals verwalten willst. Welche Alternativen gibt es?

Inhaltsverzeichnis

1. Wann braucht man eine Salesforce Alternative?
2. Die 10 besten Alternativen im Überblick
3. Vergleich nach Anwendungsfall
4. Kostenvergleich
5. Migration von Salesforce
6. FAQ

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Wann braucht man eine Salesforce Alternative?

Salesforce ist nicht ideal, wenn:

• Budget begrenzt - Ab €25/User/Monat, Enterprise ab €150+
• Kleine Teams - Unter 10 Vertriebsmitarbeiter
• Einfache Anforderungen - Nur Kontakte und Deals
• Schneller Start - Salesforce braucht Implementierungszeit
• Keine IT-Ressourcen - Für Anpassungen und Wartung
• Marketing-Fokus - Andere Tools sind besser integriert

Salesforce ist richtig, wenn:

• Komplexe Vertriebsprozesse
• Große Sales-Teams (50+)
• Enterprise-Anforderungen
• Budget für Implementierung vorhanden
• Langfristige Skalierung geplant

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Die 10 besten Alternativen im Überblick

1. HubSpot CRM

Kostenloser Einstieg | Bestes Marketing-CRM

Vorteile:

• Kostenlose Version sehr umfangreich
• Beste Marketing-Integration
• Intuitive Bedienung
• Gute Automatisierungen

Nachteile:

• Wird bei Wachstum teuer
• Begrenzte Anpassbarkeit
• Marketing Hub fast Pflicht
• Einige Features nur in teuren Plänen

Ideal für: Marketing-orientierte Unternehmen, Startups, Inbound Sales

Kosten: Kostenlos | Professional ab €90/Monat

2. Pipedrive

Sales-Fokus | Bestes für reine Vertriebsteams

Vorteile:

• Visueller Sales-Pipeline
• Sehr einfach zu bedienen
• Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
• Starke Mobile App

Nachteile:

• Begrenzte Marketing-Features
• Weniger Customizing als Salesforce
• Reporting könnte besser sein

Ideal für: B2B-Vertrieb, kleine bis mittlere Sales-Teams

Kosten: Ab €15/User/Monat

3. Zoho CRM

Allrounder | Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis

Vorteile:

• Sehr günstig
• Umfangreiche Features
• Teil des Zoho-Ökosystems
• Gute Anpassbarkeit
• KI-Funktionen (Zia)

Nachteile:

• UI etwas altbacken
• Support unterschiedlich
• Komplexität bei vielen Modulen

Ideal für: KMU, preisbewusste Unternehmen, Zoho-Nutzer

Kosten: Ab €14/User/Monat

4. Monday Sales CRM

Flexibel | Für projektbasierte Teams

Vorteile:

• Sehr flexibel/anpassbar
• Gute Visualisierungen
• Einfache Automatisierungen
• Nahtlose Integration mit Monday Work OS

Nachteile:

• Nicht primär als CRM gebaut
• Weniger Sales-spezifische Features
• Kann unübersichtlich werden

Ideal für: Projektbasierte Sales, kreative Teams

Kosten: Ab €12/User/Monat

5. Freshsales (Freshworks)

Modern | Gutes UI mit KI

Vorteile:

• Moderne Oberfläche
• KI-Scoring (Freddy AI)
• Integrierte Telefonie
• Gutes Onboarding

Nachteile:

• Noch nicht so etabliert
• Begrenzte Integrationen
• Enterprise-Features fehlen teils

Ideal für: Moderne Sales-Teams, Inside Sales

Kosten: Ab €15/User/Monat

6. Close

Inside Sales | Beste für Telefon-Vertrieb

Vorteile:

• Integrierte Telefonie
• E-Mail-Sequenzen
• Power Dialer
• Sales-Fokus pur

Nachteile:

• Nur für Inside Sales
• Wenig Marketing-Features
• Teurer als Basis-CRMs

Ideal für: Call-Center, Inside Sales, SDR-Teams

Kosten: Ab €49/User/Monat

7. Microsoft Dynamics 365

Enterprise | Beste Microsoft-Integration

Vorteile:

• Tiefe Microsoft-Integration
• Sehr mächtig
• ERP-Kombination möglich
• Enterprise-ready

Nachteile:

• Komplex
• Teuer
• Implementierung aufwändig

Ideal für: Microsoft-Shops, Enterprise, ERP-Integration

Kosten: Ab €60/User/Monat

8. Copper

Google-native | Bestes für Google Workspace

Vorteile:

• Gmail-Integration perfekt
• Automatische Kontakterfassung
• Einfache Bedienung
• Google-Look & Feel

Nachteile:

• Nur für Google-Nutzer
• Weniger Features als Salesforce
• Begrenzte Anpassbarkeit

Ideal für: Google Workspace Nutzer, kleine Teams

Kosten: Ab €25/User/Monat

9. Notion + CRM Template

DIY | Für Minimalisten

Vorteile:

• Extrem flexibel
• Günstig
• Bereits im Einsatz?
• Volle Kontrolle

Nachteile:

• Kein echtes CRM
• Keine Automatisierungen
• Keine Integrationen nativ
• Muss selbst gebaut werden

Ideal für: Freelancer, Solo-Gründer, Minimalisten

Kosten: Ab €8/User/Monat

10. Odoo CRM

Open Source | Teil der Odoo Suite

Vorteile:

• Open Source möglich
• Teil eines ERP-Systems
• Sehr anpassbar
• Günstig

Nachteile:

• Komplexes Ökosystem
• Braucht technisches Know-how
• UI nicht so modern

Ideal für: Unternehmen mit ERP-Bedarf, technische Teams

Kosten: Kostenlos (Community) | Ab €25/User/Monat (Enterprise)

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Vergleich nach Anwendungsfall

Vergleichstabelle

Tool	Preis/User	Einfachheit	Marketing	Sales	Enterprise
HubSpot	€0-90+	Hoch	Beste	Gut	Ja
Pipedrive	€15-60	Sehr hoch	Begrenzt	Beste	Nein
Zoho CRM	€14-50	Mittel	Gut	Gut	Ja
Monday	€12-25	Hoch	Begrenzt	Gut	Nein
Freshsales	€15-70	Hoch	Mittel	Gut	Begrenzt
Close	€49-140	Mittel	Nein	Inside Sales	Nein
Dynamics	€60-150	Niedrig	Gut	Gut	Beste
Copper	€25-130	Hoch	Begrenzt	Gut	Nein

Empfehlung nach Situation

Startup / Kleine Teams:

1. HubSpot Free (kostenloser Start)
2. Pipedrive (wenn Sales-Fokus)

Marketing-fokussiert:

1. HubSpot (ungeschlagen)
2. Freshsales (günstigere Alternative)

Reiner Vertrieb:

1. Pipedrive (visuell, einfach)
2. Close (wenn Telefon wichtig)

Enterprise:

1. Microsoft Dynamics (Microsoft-Shop)
2. Zoho Enterprise (günstiger)

Google-Nutzer:

1. Copper (native Integration)
2. HubSpot (gute Integration)

Preisbewusst:

1. Zoho CRM (bestes P/L)
2. Odoo (wenn technisch versiert)

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Kostenvergleich

Monatliche Kosten für 10 User (Vertriebs-Setup)

Tool	10 User/Monat	Features-Level
HubSpot Free	€0	Basis
HubSpot Professional	€900+	Marketing + Sales
Salesforce Essentials	€250	Basis
Salesforce Professional	€800+	Standard
Pipedrive Professional	€500	Standard
Zoho Professional	€230	Umfangreich
Freshsales Pro	€400	Standard
Close Startup	€590	Inside Sales

TCO über 3 Jahre (10 User)

Tool	Lizenzen	Implementation	Anpassung	TCO 3 Jahre
Salesforce	€28.800	€15.000	€10.000	€53.800
HubSpot Pro	€32.400	€5.000	€3.000	€40.400
Pipedrive	€18.000	€2.000	€2.000	€22.000
Zoho	€8.280	€3.000	€2.000	€13.280

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Migration von Salesforce

Schritt-für-Schritt

Phase 1: Vorbereitung (2-4 Wochen)

• Daten-Audit: Was muss migriert werden?
• Prozesse dokumentieren
• Integrationen identifizieren
• Neues Tool auswählen und testen

Phase 2: Migration (2-6 Wochen)

• Datenexport aus Salesforce
• Datenbereinigung
• Import ins neue System
• Konfiguration und Anpassung

Phase 3: Rollout (2-4 Wochen)

• User-Schulungen
• Parallelbetrieb
• Feedback sammeln
• Optimierungen

Typische Herausforderungen

• Datenqualität - Jetzt ist Cleanup-Zeit
• Anpassungen - Custom Fields und Objekte
• Automatisierungen - Workflows neu bauen
• Integrationen - API-Verbindungen prüfen
• User-Adoption - Change Management wichtig

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Fazit

Die beste Salesforce Alternative hängt von deiner Situation ab:

• Kostenlos starten: HubSpot Free
• Bestes für Sales: Pipedrive
• Bestes P/L: Zoho CRM
• Microsoft-Welt: Dynamics 365
• Google-Welt: Copper

Bei Balane Tech beraten wir dich bei der CRM-Auswahl und begleiten die Implementierung - von der Analyse bis zum produktiven System. Kontaktiere uns für eine kostenlose CRM-Beratung.

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FAQ

Ist HubSpot wirklich kostenlos?

Ja, das CRM ist dauerhaft kostenlos. Einschränkungen bei User-Anzahl und Features. Marketing Hub und Sales Hub kosten extra.

Welche Alternative ist am einfachsten?

Pipedrive ist am schnellsten zu lernen. HubSpot Free hat das beste Onboarding. Zoho bietet am meisten für den Preis.

Kann ich Salesforce-Daten exportieren?

Ja, über Data Export oder Tools wie Data Loader. Alle Daten gehören dir.

Wie lange dauert eine CRM-Migration?

Kleine Teams: 2-4 Wochen. Mittlere: 4-8 Wochen. Enterprise: 3-6 Monate.

Was passiert mit meinen Salesforce-Automatisierungen?

Die müssen im neuen Tool neu gebaut werden. Nutze die Chance für Optimierung statt 1:1 Kopie.