Prozesse automatisieren: 10 Workflows, die sich in jeder Firma lohnen

Automatisierung klingt nach Zukunft - ist aber längst Gegenwart. Die Tools sind da, die Kosten sind gefallen, und die Zeitersparnis ist enorm.

In diesem Guide zeigen wir dir 10 konkrete Workflows, die sich in fast jedem Unternehmen automatisieren lassen - mit echten Zahlen, konkreten Tools und realistischen Umsetzungszeiten.

Inhaltsverzeichnis

1. Rechnungseingang & -verarbeitung
2. Lead-Erfassung & Verteilung
3. Mitarbeiter-Onboarding
4. Angebotserstellung
5. Social-Media-Posting
6. Termin-Erinnerungen & Follow-ups
7. Reporting & Dashboards
8. Kundenfeedback-Auswertung
9. Bestellbestätigungen & Versandinfos
10. Vertragsmanagement

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1. Rechnungseingang & -verarbeitung

Der manuelle Prozess

1. Rechnung per E-Mail empfangen
2. Anhang speichern
3. Daten manuell erfassen
4. Kostenstelle zuordnen
5. Zur Freigabe weiterleiten
6. Freigabe einholen
7. Zahlung veranlassen
8. Ablegen

Zeitaufwand: 10-15 Minuten pro Rechnung

Der automatisierte Prozess

1. Rechnung landet in speziellem Postfach
2. OCR extrahiert Daten automatisch
3. System ordnet Kostenstelle zu (ML-basiert)
4. Automatische Freigabe-Anfrage an richtigen Approver
5. Ein-Klick-Freigabe (oder automatisch unter Schwellwert)
6. Zahlung wird vorbereitet
7. Automatische Ablage

Zeitaufwand: 1-2 Minuten pro Rechnung (Prüfung)

Tools

Tool	Typ	Kosten/Monat
GetMyInvoices	Spezialisiert	Ab €15
Candis	KI-basiert	Ab €99
Spendesk	All-in-One	Ab €79
Eigenbau (n8n + OCR)	DIY	€50-€200

ROI-Rechnung

Metrik	Vorher	Nachher
Zeit pro Rechnung	12 Min	2 Min
Rechnungen/Monat	200	200
Zeitaufwand/Monat	40h	6,7h
Ersparnis	-	33,3h = €1.000
Tool-Kosten	-	€100
Netto-Ersparnis	-	€900/Monat

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2. Lead-Erfassung & Verteilung

Der manuelle Prozess

1. Lead füllt Kontaktformular aus
2. E-Mail landet im allgemeinen Postfach
3. Jemand liest E-Mail und erstellt CRM-Eintrag
4. Lead wird manuell einem Vertriebler zugewiesen
5. Vertriebler wird per E-Mail informiert

Problem: Verzögerung von Stunden bis Tagen, Leads werden vergessen.

Der automatisierte Prozess

1. Lead füllt Formular aus
2. Daten gehen direkt ins CRM
3. Automatisches Lead-Scoring
4. Zuweisung nach Regeln (Branche, Region, Größe)
5. Sofortige Benachrichtigung (E-Mail + Slack + App)
6. Automatische Follow-up-Sequenz startet

Reaktionszeit: Unter 5 Minuten

Umsetzung mit Make/n8n

Trigger: Neues Formular-Submission
↓
Action: CRM-Eintrag erstellen (HubSpot/Pipedrive)
↓
Action: Lead-Score berechnen (basierend auf Feldern)
↓
Condition: Score > 80?
  → Ja: Sofort-Benachrichtigung an Senior Sales
  → Nein: Standard-Zuweisung nach Round-Robin
↓
Action: Willkommens-E-Mail senden
↓
Action: Follow-up-Sequenz aktivieren

Tools

Tool	Stärke	Kosten/Monat
HubSpot (Free)	CRM + Workflows	€0-€800
Pipedrive + Zapier	Einfach	€30 + €30
Make	Komplex	Ab €9
n8n	Self-hosted	€0-€50

ROI-Rechnung

Metrik	Vorher	Nachher
Reaktionszeit	4h	5 Min
Conversion Rate	8%	15%
Verlorene Leads	15%	2%
Mehr Abschlüsse	-	+20%

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3. Mitarbeiter-Onboarding

Der manuelle Prozess

1. HR erstellt Checkliste in Excel
2. IT bekommt E-Mail: "Bitte Accounts anlegen"
3. Jemand erinnert sich an Schlüssel/Ausweis
4. Mentor wird informiert (oder vergessen)
5. Begrüßungsmail von CEO (manuell geschrieben)
6. Chaos am ersten Tag

Der automatisierte Prozess

1. Neuer Mitarbeiter wird im HR-System angelegt
2. Automatisch: IT-Ticket für Accounts
3. Automatisch: E-Mail an Facility Management (Ausweis, Schlüssel)
4. Automatisch: Mentor wird zugewiesen und informiert
5. Automatisch: Kalender-Einladungen für Onboarding-Sessions
6. Automatisch: Personalisierte Willkommens-E-Mail
7. Automatisch: Erinnerungen an alle Beteiligten

Beispiel-Workflow (n8n/Make)

Trigger: Neuer Mitarbeiter in Personio/BambooHR
↓
Parallel:
├─ IT-Ticket in Jira/Freshservice erstellen
├─ E-Mail an Facility Management
├─ Slack-Nachricht an Team + Mentor
├─ Kalender-Events erstellen (Google/Outlook)
├─ Personalisierte E-Mail an neuen Mitarbeiter
└─ Aufgaben in Asana/Monday erstellen
↓
Warte: 3 Tage vor Startdatum
↓
Erinnerung an alle: "Vorbereitung abschließen"
↓
Warte: 1 Tag nach Start
↓
Automatische Feedback-Umfrage

Tools

Tool	Funktion	Kosten/Monat
Personio + Workflows	HR + Automation	Ab €100
BambooHR + Zapier	HR + Automation	Ab €6/MA
Make/n8n + Tools	DIY-Lösung	€50-€200

ROI-Rechnung

Metrik	Vorher	Nachher
HR-Zeit pro Onboarding	8h	2h
Vergessene Schritte	25%	0%
Time-to-Productivity	4 Wochen	2 Wochen
Mitarbeiter-Zufriedenheit	3,5/5	4,5/5

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4. Angebotserstellung

Der manuelle Prozess

1. Kundenanfrage kommt rein
2. Infos in verschiedenen Mails/Calls sammeln
3. Produktkatalog durchsuchen
4. Preise nachschlagen (Excel/ERP)
5. Word-Vorlage öffnen, anpassen
6. PDF erstellen, per E-Mail senden
7. Nachfassen nicht vergessen (hoffentlich)

Zeitaufwand: 30-60 Minuten pro Angebot

Der automatisierte Prozess

1. Anfrage im CRM erfassen
2. Produkte/Services aus Katalog auswählen
3. Automatisch: Preise + Rabatte berechnen
4. Automatisch: PDF generieren (gebrandetes Template)
5. Automatisch: Versand über E-Mail
6. Automatisch: Follow-up nach 3 Tagen ohne Reaktion
7. Automatisch: Tracking (geöffnet, geklickt)

Zeitaufwand: 10-15 Minuten

Tools

Tool	Funktion	Kosten/Monat
PandaDoc	All-in-One	Ab €19
Proposify	Design-fokussiert	Ab €35
HubSpot Quotes	CRM-integriert	Ab €0
Odoo	ERP-integriert	Ab €20

ROI-Rechnung

Metrik	Vorher	Nachher
Zeit pro Angebot	45 Min	12 Min
Angebote/Woche	20	20
Zeitersparnis/Woche	-	11h
Win-Rate	22%	28%

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5. Social-Media-Posting

Der manuelle Prozess

1. Content-Idee haben
2. Text schreiben
3. Bild erstellen/finden
4. In jede Plattform einzeln posten
5. Zu unterschiedlichen Zeiten (optimale Posting-Zeit)
6. Engagement monitoren

Der automatisierte Prozess

1. Content in zentralem Tool erstellen
2. Für jede Plattform anpassen (automatische Vorschläge)
3. Automatisch: Optimale Posting-Zeit ermitteln
4. Automatisch: Gleichzeitig auf allen Plattformen posten
5. Automatisch: Performance-Report

Workflow

Content-Kalender in Notion/Airtable
↓
Wöchentlicher Content-Batch erstellen
↓
Tool generiert Variationen für jede Plattform
↓
Automatische Planung (beste Zeiten)
↓
Automatisches Posting
↓
Wöchentlicher Performance-Report per E-Mail

Tools

Tool	Plattformen	Kosten/Monat
Buffer	Alle	Ab €0 (kostenlos)
Hootsuite	Alle	Ab €99
Later	Instagram-fokus	Ab €18
Publer	Budget-freundlich	Ab €12

ROI-Rechnung

Metrik	Vorher	Nachher
Zeit pro Post	20 Min	5 Min
Posts pro Woche	10	10
Zeitersparnis/Woche	-	2,5h
Konsistenz	60%	100%

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6. Termin-Erinnerungen & Follow-ups

Der manuelle Prozess

1. Termin wird vereinbart
2. Hoffentlich erinnert sich jemand, Erinnerung zu senden
3. Manuell E-Mail schreiben am Vortag
4. Nach dem Termin: Manuelle Zusammenfassung
5. Follow-up-E-Mail (wenn man dran denkt)

Der automatisierte Prozess

1. Termin wird gebucht (Calendly, HubSpot, etc.)
2. Automatisch: Bestätigungs-E-Mail
3. Automatisch: Erinnerung 24h vorher
4. Automatisch: Erinnerung 1h vorher (mit Meeting-Link)
5. Automatisch: Danke-E-Mail nach dem Termin
6. Automatisch: Follow-up nach 3 Tagen

Workflow

Trigger: Termin gebucht in Calendly
↓
Sofort: Bestätigungs-E-Mail mit Details
↓
24h vorher: Erinnerung + Vorbereitung
↓
1h vorher: Meeting-Link + letzte Erinnerung
↓
Nach Meeting: Danke + Zusammenfassung (Template)
↓
+3 Tage: Follow-up "Wie können wir helfen?"

Tools

Tool	Funktion	Kosten/Monat
Calendly	Buchung + Erinnerungen	Ab €0
HubSpot	CRM + Sequenzen	Ab €0
Lemlist	E-Mail-Sequenzen	Ab €59
Make/Zapier	DIY	Ab €9

ROI-Rechnung

Metrik	Vorher	Nachher
No-Show-Rate	20%	5%
Follow-up-Rate	40%	100%
Admin-Zeit	10 Min/Termin	0 Min
Conversion (Meeting→Deal)	30%	45%

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7. Reporting & Dashboards

Der manuelle Prozess

1. Excel-Daten aus 5 verschiedenen Quellen exportieren
2. Pivot-Tabellen bauen
3. Charts erstellen
4. In PowerPoint kopieren
5. Per E-Mail versenden
6. Nächste Woche: Alles von vorne

Der automatisierte Prozess

1. Automatisch: Daten aus allen Quellen ziehen
2. Automatisch: Dashboard aktualisiert sich in Echtzeit
3. Automatisch: Wöchentlicher Report-Versand
4. Automatisch: Alerts bei Abweichungen

Umsetzung

Option A: No-Code BI-Tools

• Google Data Studio (kostenlos)
• Metabase (Open Source)
• Power BI

Option B: Automation + BI

Trigger: Jeden Montag 8:00 Uhr
↓
Daten aggregieren aus:
├─ Google Analytics
├─ CRM (Deals, Pipeline)
├─ Buchhaltung (Umsatz, Kosten)
└─ Produktdaten
↓
Report generieren (PDF oder Link)
↓
E-Mail an Führungsteam
↓
Slack-Nachricht mit Key-Highlights

Tools

Tool	Typ	Kosten/Monat
Google Data Studio	BI	€0
Metabase	BI (OSS)	€0-€85
Power BI	BI	Ab €8,40
Databox	Aggregator	Ab €72

ROI-Rechnung

Metrik	Vorher	Nachher
Zeit für Reporting	4h/Woche	30 Min/Woche
Daten-Aktualität	Wöchentlich	Echtzeit
Fehler in Reports	10%	<1%
Entscheidungsgeschwindigkeit	Langsam	Schnell

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8. Kundenfeedback-Auswertung

Der manuelle Prozess

1. Feedback kommt über verschiedene Kanäle
2. Jemand liest E-Mails, Support-Tickets, Reviews
3. Wichtiges wird weitergeleitet (oder vergessen)
4. Quartalsweise wird mal "zusammengefasst"

Der automatisierte Prozess

1. Automatisch: Feedback aus allen Kanälen sammeln
2. Automatisch: Sentiment-Analyse (positiv/negativ/neutral)
3. Automatisch: Kategorisierung (Produkt, Service, Preis)
4. Automatisch: Alerts bei negativem Feedback
5. Automatisch: Wöchentlicher Trend-Report

Workflow

Quellen überwachen:
├─ E-Mail (Feedback@...)
├─ Support-Tickets (Zendesk)
├─ Google Reviews
├─ Trustpilot
└─ NPS-Umfragen
↓
Sentiment-Analyse (GPT/Claude API)
↓
Kategorisierung
↓
Condition: Sentiment = negativ?
  → Alert an Customer Success
↓
Wöchentlich: Trend-Dashboard aktualisieren

Tools

Tool	Funktion	Kosten/Monat
Typeform + Zapier	Umfragen	Ab €25
MonkeyLearn	Sentiment	Ab €299
GPT-4 API	Analyse	~€50
Make/n8n	Orchestrierung	Ab €9

ROI-Rechnung

Metrik	Vorher	Nachher
Reaktionszeit negatives Feedback	48h	1h
Churn-Reduktion	-	-15%
Customer Satisfaction	3,8	4,3
Zeit für Auswertung	8h/Monat	1h/Monat

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9. Bestellbestätigungen & Versandinfos

Der manuelle Prozess

1. Bestellung geht ein
2. Jemand sendet Bestätigung (Copy-Paste)
3. Ware wird verschickt
4. Tracking-Nummer wird manuell kommuniziert
5. Kunde fragt: "Wo ist mein Paket?"

Der automatisierte Prozess

1. Bestellung geht ein
2. Automatisch: Personalisierte Bestätigungs-E-Mail
3. Automatisch: Statusupdate bei Versand
4. Automatisch: Tracking-Link mit Live-Tracking
5. Automatisch: Zustellungsbestätigung
6. Automatisch: Feedback-Anfrage nach Erhalt

Workflow

Trigger: Neue Bestellung
↓
Sofort: Bestätigungs-E-Mail mit Details
↓
Trigger: Status = "Versandt" (Webhook vom Logistiker)
↓
Sofort: Versand-E-Mail mit Tracking
↓
Trigger: Paket zugestellt (Tracking-API)
↓
Sofort: Zustellbestätigung
↓
+3 Tage: "Wie gefällt Ihnen das Produkt?"

Tools

Tool	Funktion	Kosten/Monat
Shopify (built-in)	Alles integriert	Ab €29
Klaviyo	E-Commerce E-Mail	Ab €20
AfterShip	Tracking	Ab €11
Make + APIs	DIY	Ab €9

ROI-Rechnung

Metrik	Vorher	Nachher
"Wo ist mein Paket?"-Anfragen	30%	5%
Support-Tickets	200/Monat	50/Monat
Kundenzufriedenheit	4,0	4,7
Repeat Purchase Rate	20%	28%

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10. Vertragsmanagement

Der manuelle Prozess

1. Vertrag wird erstellt (Word)
2. Per E-Mail hin und her bis Unterschrift
3. Unterschriebenes PDF irgendwo ablegen
4. Hoffentlich erinnert sich jemand an Verlängerung
5. Kündigungsfristen werden verpasst

Der automatisierte Prozess

1. Vertrag aus Vorlage generieren
2. Automatisch: E-Sign-Anfrage senden
3. Automatisch: Erinnerungen bei ausbleibender Unterschrift
4. Automatisch: Signierter Vertrag wird archiviert
5. Automatisch: Kalender-Reminder für Verlängerung/Kündigung
6. Automatisch: Alert 90/60/30 Tage vor Fristende

Workflow

Trigger: Neuer Deal "Won" im CRM
↓
Vertrag aus Vorlage generieren (Daten aus CRM)
↓
E-Sign-Anfrage senden (DocuSign/PandaDoc)
↓
Warte auf Unterschrift (Reminder nach 3/7 Tagen)
↓
Trigger: Vertrag signiert
↓
Vertrag archivieren (Google Drive/SharePoint)
↓
Erinnerungen erstellen:
├─ 90 Tage vor Vertragsende
├─ 60 Tage vor Vertragsende
└─ 30 Tage vor Vertragsende

Tools

Tool	Funktion	Kosten/Monat
PandaDoc	Erstellung + E-Sign	Ab €19
DocuSign	E-Sign	Ab €10
Contractbook	Lifecycle	Ab €29
Make/n8n	Orchestrierung	Ab €9

ROI-Rechnung

Metrik	Vorher	Nachher
Zeit bis Unterschrift	7 Tage	1 Tag
Verpasste Kündigungsfristen	3/Jahr	0/Jahr
Admin-Zeit pro Vertrag	45 Min	10 Min
Rechtssicherheit	Fraglich	Hoch

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Fazit: Wo anfangen?

Die Quick Wins (1-2 Wochen Umsetzung)

1. Termin-Erinnerungen - Sofort weniger No-Shows
2. Social-Media-Posting - Sofort mehr Konsistenz
3. Lead-Erfassung - Sofort schnellere Reaktion

Die High-Impact-Projekte (4-8 Wochen)

1. Rechnungsverarbeitung - Höchster ROI
2. Onboarding - Bester Eindruck
3. Reporting - Bessere Entscheidungen

Nächster Schritt

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