Cold Email & Outreach direkt in Odoo CRM – Der komplette Guide
Warum Standard-CRM kein Outbound kann und wie Sie Cold Email Kampagnen, Sequenzen und Follow-ups direkt in Odoo CRM umsetzen – ohne externe Tools.
Cold Email & Outreach direkt in Odoo CRM – Der komplette Guide
B2B-Vertrieb lebt von aktivem Outreach. Doch die meisten CRM-Systeme – einschließlich Odoo – wurden primär für Inbound-Prozesse entwickelt. Leads kommen rein, werden qualifiziert, durchlaufen eine Pipeline. Aber was, wenn Sie proaktiv potenzielle Kunden ansprechen wollen?
Dieser Guide zeigt, warum klassische CRM-Funktionen für Cold Email nicht ausreichen, welche Anforderungen modernes Outreach hat und wie native Lösungen den Vertrieb in Odoo transformieren können.
Warum klassisches CRM kein Outbound kann
CRM-Systeme entstanden aus einer Inbound-Logik: Ein Lead meldet sich, ein Vertriebsmitarbeiter übernimmt, der Deal wird bearbeitet. Dieses Modell funktioniert, wenn Anfragen von selbst kommen.
Outbound Sales funktioniert anders:
- Sie identifizieren potenzielle Kunden aktiv
- Sie kontaktieren diese mehrfach über verschiedene Touchpoints
- Sie brauchen systematische Wiederholungen – nicht einmalige Kontakte
- Ohne strukturierte Follow-ups werden Leads vergessen
Die meisten CRM-Systeme bieten für diese Anforderungen keine nativen Werkzeuge. Das führt dazu, dass Vertriebsteams externe Tools nutzen oder manuell arbeiten – beides suboptimal.
Typische Probleme im Odoo CRM Standard
Odoo CRM ist ein leistungsfähiges System für Pipeline-Management und Kundenbeziehungen. Für systematischen Cold-Email-Outreach fehlen jedoch zentrale Funktionen:
Keine Email-Sequenzen
Sie können einzelne Emails senden, aber keine automatisierten Sequenzen anlegen. "Sende Email 1, warte 3 Tage, sende Email 2" ist nicht nativ möglich.
Follower-Zwang
Um Kommunikation zu tracken, müssen Kontakte als Follower hinzugefügt werden. Bei Cold Outreach wollen Sie das oft vermeiden.
Standard Odoo CRM: Das Empfängerfeld ist leer – Sie müssen den Kontakt erst manuell suchen und als Follower hinzufügen.
Mit dem kostenlosen CRM Direct Email Modul: Der Kontakt wird automatisch als Empfänger eingetragen.
Dieses Problem löst unser kostenloses CRM Direct Email Modul – es füllt den Empfänger automatisch aus, ohne Follower-Workaround.
Kein Follow-up-System
Es gibt keine native Erinnerung: "Wenn keine Antwort nach 5 Tagen, tue X". Follow-ups erfordern manuelles Nachhalten.
Kein Kampagnen-Tracking
Welcher Lead gehört zu welcher Outreach-Kampagne? Welchen Status hat er dort? Das Standard-CRM bietet keine kampagnenbezogene Übersicht.
Kein Multi-Sender
Für Cold Email ist Absender-Rotation wichtig (Deliverability, Aufwärmen von Domains). Native Unterstützung fehlt.
Was modernes Cold Outreach wirklich braucht
Effektiver B2B-Outreach erfordert mehr als "Emails senden können". Diese Funktionen sind entscheidend:
1. Email-Sequenzen
Strukturierte Abfolgen mit definierten Wartezeiten:
- Step 1: Initiale Kontaktaufnahme
- Step 2: Follow-up nach 3 Tagen
- Step 3: Letzter Versuch nach 7 Tagen
Die Sequenz stoppt automatisch bei Antwort oder Abmeldung.
2. Zeitbasierte Follow-ups
Automatische Erinnerungen und Aktionen basierend auf Zeitfenstern. "Keine Antwort seit X Tagen" muss trackbar und automatisierbar sein.
3. Personalisierte Templates
Vorlagen mit dynamischen Variablen (Name, Firma, Position) – aber auch die Möglichkeit, individuell zu ergänzen. Cold Email ist keine Massenkommunikation.
4. Klare Statuslogik
Jeder Lead in einer Kampagne braucht einen Status:
- Neu
- Kontaktiert
- Geantwortet
- Positiv / Nicht jetzt / Abgeschlossen
Diese Status sind kampagnenbezogen – ein Lead kann in verschiedenen Kampagnen unterschiedliche Status haben.
5. Sauberes Tracking
Wer hat geöffnet? Wer hat geklickt? Wer hat geantwortet? Tracking muss pro Kampagne und pro Lead verfügbar sein.
Outreach-Kampagnen vs Newsletter
Beide verwenden Email, aber die Anforderungen unterscheiden sich grundlegend:
| Aspekt | Outreach-Kampagne | Newsletter |
|---|---|---|
| Empfänger | 1:1 (personalisiert) | 1:n (Massenkommunikation) |
| Ton | Persönlich, direkt | Marketing-orientiert |
| Automatisierung | Halbautomatisch mit Kontrolle | Vollautomatisch |
| Ziel | Gespräch initiieren | Informieren, Awareness |
| Verantwortung | Vertrieb | Marketing |
| Volumen | Dutzende bis Hunderte | Tausende |
| Personalisierung | Hoch (individuell) | Gering (Segmente) |
Newsletter-Tools wie Odoo Email Marketing oder Mautic sind für Outreach ungeeignet. Umgekehrt sind Outreach-Tools keine Newsletter-Lösungen.
Beispiel: Idealer Outreach-Workflow in Odoo
So könnte ein systematischer Outreach-Workflow aussehen:
1. Kampagne anlegen
Definition von Ziel, Zielgruppe und Zeitraum. Beispiel: "Q1 DACH SaaS Entscheider"
2. Templates definieren
Vorbereitung der Email-Sequenz:
- Email 1: Initiale Vorstellung, Problemorientiert
- Email 2: Follow-up mit zusätzlichem Wert
- Email 3: Letzte Nachfrage, klarer Call-to-Action
3. Leads hinzufügen
Einzeln oder per Bulk-Import aus einer vorqualifizierten Liste. Jeder Lead erhält den Status "Neu" in dieser Kampagne.
4. Email senden
Versand von Step 1 – entweder einzeln mit Prüfung oder in Batches. Multi-Sender-Unterstützung verteilt das Volumen.
5. Follow-up auslösen
Nach definierter Wartezeit: Automatische Erinnerung oder direkter Versand des nächsten Steps – abhängig vom gewünschten Kontrollniveau.
6. Antwort tracken
Eingehende Antworten werden erkannt und der Lead-Status automatisch aktualisiert. Die Sequenz stoppt.
Warum CRM-native Outreach besser ist
Externe Tools wie Lemlist, Apollo oder Reply.io funktionieren. Aber sie bringen Nachteile:
Keine Synchronisation nötig
Bei CRM-nativen Lösungen liegen alle Daten am selben Ort. Keine Duplikate, keine Sync-Konflikte, keine veralteten Daten.
Keine API-Limits
Externe Tools limitieren oft nach Kontakten oder Emails pro Monat. Eigene Module haben diese Einschränkungen nicht.
Keine externen Tools
Weniger Komplexität, weniger Logins, weniger Anbieterabhängigkeit. Alles in einer Oberfläche.
DSGVO intern
Daten bleiben in Ihrem System. Keine Übertragung an Drittanbieter-Server – relevant für EU-Unternehmen.
Alle Aktivitäten im CRM
Die Kommunikationshistorie ist vollständig. Wenn ein Lead zum Kunden wird, ist der komplette Weg dokumentiert.
Häufige Fehler bei Cold Email in Odoo
Zu viele Templates
Drei bis fünf Steps pro Sequenz reichen. Mehr führt zu Komplexität ohne Mehrwert.
Kein Follow-up
Der größte Fehler: Einmal kontaktieren und aufgeben. 80% der positiven Antworten kommen nach Follow-up 2 oder später.
Kein Status
Ohne kampagnenbezogene Status verlieren Sie den Überblick. "Wo steht dieser Lead in welcher Kampagne?" muss jederzeit beantwortbar sein.
Kein Tracking
Blindflug ist ineffizient. Öffnungs- und Antwortraten zeigen, was funktioniert – und was nicht.
Falscher Absender
Alle Emails von einer Adresse zu senden schadet der Deliverability. Sender-Rotation und Domain-Warming sind bei größerem Volumen notwendig.
Fazit
Odoo CRM ist ein starkes System für Pipeline und Kundenbeziehungen. Für systematischen Cold Email Outreach fehlen im Standard die richtigen Werkzeuge.
Die Anforderungen sind klar: Sequenzen, Follow-ups, kampagnenbezogene Status, Multi-Sender, Tracking. Wer Outreach ernsthaft betreiben will, braucht diese Funktionen – idealerweise direkt im CRM.
Native Erweiterungen vermeiden die Nachteile externer Tools: keine Synchronisation, keine Limits, volle Datenkontrolle, komplette Historie.
Wenn Sie Odoo CRM für B2B-Vertrieb nutzen, gehört Outreach nicht in ein externes System.
Beide Module sind jetzt im Odoo App Store verfügbar:
- CRM Direct Email (Kostenlos) – Löst das Follower-Problem, Empfänger wird automatisch eingetragen
- CRM Outreach Campaigns ($499) – Vollständiges Kampagnen-System mit Email-Sequenzen, Multi-Sender und Lead-Tracking
Entwickelt auf Odoo 18 – Versionen für Odoo 17 und 19 kommen.
