Wie wir unseren B2B-Vertrieb mit Odoo CRM Outreach transformiert haben
Erfahrungsbericht: Wie Balane Tech den eigenen Outbound-Vertrieb mit einem selbst entwickelten Odoo-Modul strukturiert hat – von Excel-Chaos zu Kampagnen-System.
Wie wir unseren B2B-Vertrieb mit Odoo CRM Outreach transformiert haben
Dies ist kein Marketing-Artikel. Es ist ein Erfahrungsbericht darüber, wie wir als Tech-Agentur unseren eigenen Outbound-Vertrieb in Odoo CRM umgebaut haben – und warum wir dafür ein eigenes Modul entwickelt haben.
Die Ausgangslage
Balane Tech ist eine Softwareagentur. Wir entwickeln individuelle Lösungen, Automatisierungen und Module. Wie die meisten Tech-Dienstleister sind wir auf aktiven Outbound angewiesen – Kunden kommen nicht von selbst.
Unser CRM läuft auf Odoo Community. Pipeline-Management funktioniert dort gut. Aber für Outbound-Vertrieb fehlten die Werkzeuge.
Die Probleme, die wir hatten
Kein Kampagnen-System
Wir hatten keine Möglichkeit, Leads einer Kampagne zuzuordnen. "Welcher Lead gehört zur Q4-DACH-Kampagne?" – diese Frage ließ sich nur über Excel oder Notizen beantworten.
Follow-ups wurden vergessen
Ohne Erinnerungssystem gingen Follow-ups unter. Ein Lead wurde einmal kontaktiert, dann vergessen. Die Statistik zeigt: 80% der positiven Antworten kommen nach dem zweiten oder dritten Kontakt.
Manuelles Tracking in Excel
Wir führten parallele Excel-Listen: Wer wurde kontaktiert? Welcher Step? Wann Follow-up? Das funktionierte für 20 Leads. Bei 200 war es unhaltbar.
Kein Überblick über den Vertriebsstatus
Die Odoo-Pipeline zeigt Opportunity-Stages. Aber "Wo steht dieser Lead in welcher Outreach-Kampagne?" war nicht ablesbar. Pipeline und Outreach sind zwei verschiedene Dinge.
Emails einzeln senden
Jede Email musste einzeln zusammengestellt werden. Bei 50 Leads pro Kampagne hieß das: 50 Mal Template öffnen, Platzhalter manuell ersetzen, senden.
Die Lösung: Eigenes Modul aus eigenem Bedarf
Statt auf ein externes Tool umzusteigen, haben wir das Modul selbst entwickelt. Der Grund: Wir wollten die Daten in Odoo behalten und den Workflow exakt an unseren Prozess anpassen.
Was wir gebaut haben
CRM Outreach Campaigns – ein Odoo-Modul mit:
- Kampagnen mit Name, Code, Sprache
- Multi-Step Email-Sequenzen mit konfigurierbaren Wartezeiten
- 6 kampagnenbezogene Lead-Status (New, Contacted, Replied, Positive, Not Now, Dead)
- Multi-Sender mit eigenen SMTP-Servern und Signaturen
- 20+ Platzhalter (
{{ first_name }},{{ company_name }},{{ sender_name }}, etc.) - DSGVO-konforme Do-Not-Contact-Funktion auf 3 Ebenen
- Placeholder-Check-Wizard vor dem Senden
- Automatische Mail Queue Cleanup
Das Dashboard zeigt auf einen Blick, wo jeder Lead in jeder Kampagne steht.
Konkrete Verbesserungen
Kampagnen-Struktur statt Ad-hoc-Kontakte
Jeder Outreach hat jetzt einen Namen, einen Code und eine klare Sequenz. "Q1-DACH-SaaS" ist eine Kampagne mit 3 Templates, 200 Leads und messbaren Ergebnissen. Kein Excel-Tracking mehr.
6-Status-System für Klarheit
Jeder Lead hat einen klaren kampagnenbezogenen Status. Morgens öffnen wir das Dashboard und sehen: 15 fällige Follow-ups, 8 neue Antworten, 3 positive Signale. Keine Rückfragen nötig.
Follow-up-Disziplin
Mit konfigurierbaren Wartezeiten (initial_delay_days, followup_days) vergessen wir keine Follow-ups mehr. Das System zeigt, welche Leads fällig sind.
Multi-Sender für Deliverability
Jeder Mitarbeiter sendet von seiner eigenen Adresse mit eigener Signatur. Empfänger sehen eine echte Person, keine generische Firmenadresse. Das verbessert Öffnungsraten messbar.
DSGVO im Griff
Wenn jemand "bitte nicht mehr kontaktieren" sagt, ein Klick auf Do-Not-Contact – und die Blockierung kaskadiert automatisch über Lead, Kontakt oder Firma. Mit Grund und Zeitstempel.
Der tägliche Arbeitsbereich: Status, fällige Emails und nächste Schritte.
Das Ergebnis
Was sich konkret geändert hat:
- Besserer Überblick: Dashboard statt Excel. Jederzeit sichtbar, wo jeder Lead steht.
- Weniger vergessene Leads: Follow-ups werden durch das System getriggert, nicht durch Erinnerung.
- Strukturierter Prozess: Kampagnen statt Einzelaktionen. Messbar, wiederholbar, skalierbar.
- Compliance ohne Aufwand: DSGVO-konforme Blockierung in einem Klick.
- Daten bleiben im CRM: Keine Synchronisation, keine externen Tools, keine fragmentierte Historie.
Warum wir es veröffentlicht haben
Das Modul löst ein Problem, das jedes B2B-Team in Odoo hat. Deshalb haben wir es im Odoo App Store veröffentlicht:
Entwickelt auf Odoo 18 – Versionen für Odoo 17 und 19 kommen.
Fazit
Der Wechsel von "Excel + manuelle Emails" zu einem Kampagnen-System in Odoo hat unseren Vertrieb nicht revolutioniert – aber deutlich strukturierter gemacht. Weniger fällt durch, mehr wird nachgehalten, der Überblick ist jederzeit da.
Wenn Sie Odoo CRM für B2B-Vertrieb nutzen und ähnliche Probleme haben: Das Modul entstand aus genau dieser Situation.
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