Vertriebsüberblick in Odoo CRM: Kampagnen, Status und Follow-ups im Griff
Je mehr Leads, desto weniger Überblick? So behalten Sie mit kampagnenbasiertem Tracking, Status-System und täglichem Workflow den Vertrieb in Odoo CRM im Griff.
Vertriebsüberblick in Odoo CRM: Kampagnen, Status und Follow-ups im Griff
Je mehr Leads Sie bearbeiten, desto schwieriger wird der Überblick. Dieses Problem kennt jedes Vertriebsteam, das aktiv Outbound betreibt. Dieser Guide zeigt, wie Sie mit kampagnenbasiertem Tracking den Vertrieb in Odoo CRM strukturiert halten.
Das Problem: Pipeline allein reicht nicht
Die Odoo-Pipeline ist ein gutes Werkzeug für Opportunity-Management. Aber sie beantwortet eine andere Frage als die, die im Outbound-Vertrieb täglich auftaucht.
Die Pipeline beantwortet:
- In welcher Verkaufsphase ist dieser Deal?
- Wie hoch ist der erwartete Umsatz?
- Wann ist der nächste Schritt im Verkaufsprozess?
Outbound-Vertrieb braucht:
- Welcher Lead gehört zu welcher Kampagne?
- Welchen Outreach-Status hat er dort?
- Wann ist die nächste Email fällig?
- Wer hat geantwortet, wer nicht?
- Welche Leads sind geblockt (Do Not Contact)?
Pipeline und Outreach-Tracking sind zwei verschiedene Systeme. Eins ersetzt nicht das andere.
Kampagnenbasiertes Tracking als Lösung
Statt Leads nur in Pipeline-Stages einzuordnen, ordnen Sie sie zusätzlich Kampagnen zu. Jede Kampagne hat:
- Einen Namen und Code (z.B. "Q1-DACH-SaaS")
- Eine Sprache (DE/EN)
- Konfigurierbare Wartezeiten (initial_delay_days, followup_days)
- Eine Email-Sequenz mit mehreren Steps
- Eine Lead-Liste mit individuellen Status
Das Dashboard zeigt pro Kampagne: Leads, Status-Verteilung, fällige Aktionen.
6 Status für Klarheit
Jeder Lead in einer Kampagne hat einen von sechs Status:
| Status | Was es bedeutet | Nächste Aktion |
|---|---|---|
| New | Zugewiesen, noch nicht kontaktiert | Erste Email senden |
| Contacted | Mindestens eine Email gesendet | Auf Antwort warten oder Follow-up |
| Replied | Antwort eingegangen | Qualifizieren |
| Positive | Interesse signalisiert | Termin/Call vereinbaren |
| Not Now | Aktuell kein Interesse | Später erneut ansprechen |
| Dead | Kein weiterer Kontakt | Archivieren |
Ein Lead kann in verschiedenen Kampagnen unterschiedliche Status haben. "DACH-SaaS: Contacted" und "UK-Enterprise: Positive" gleichzeitig – das ist kein Widerspruch.
Der tägliche Workflow
So sieht ein strukturierter Vertriebstag mit kampagnenbasiertem Tracking aus:
1. Dashboard öffnen
Morgens das Dashboard prüfen:
- Wie viele Emails sind heute fällig?
- Gibt es neue Antworten?
- Welche Leads brauchen eine Status-Änderung?
2. Fällige Emails senden
Das System zeigt, welche Leads eine Email erwarten. Vor dem Senden läuft ein Placeholder-Check-Wizard – er warnt, wenn ein Lead unvollständige Daten hat (kein Vorname, keine Firma).
Templates mit 20+ Platzhaltern – jede Email wirkt persönlich geschrieben.
Platzhalter wie {{ first_name }}, {{ company_name }} und {{ sender_name }} werden automatisch ausgefüllt. Jede Email sieht aus, als wäre sie von Hand geschrieben.
3. Antworten bearbeiten
Antworten werden automatisch erkannt. Der Lead-Status wechselt auf "Replied". Sie qualifizieren: Ist das positiv? "Not Now"? Oder "Dead"?
4. Status aktualisieren
Nach Calls oder Meetings: Status anpassen, Notizen ergänzen. Bei "Positive" ggf. in Pipeline-Opportunity umwandeln.
Bulk-Operationen für große Lead-Mengen
Bei 200+ Leads pro Kampagne ist Einzelbearbeitung unrealistisch. Das Modul unterstützt Bulk-Operationen:
Leads direkt aus der gefilterten Listenansicht einer Kampagne zuweisen.
- Bulk Assign: Mehrere Leads gleichzeitig einer Kampagne zuweisen
- Batch-Versand: Alle fälligen Emails eines Steps auf einmal senden
- Gefilterte Ansichten: Leads nach Status, Kampagne, fälligem Step filtern
200 Leads einer Kampagne zuweisen dauert keine 5 Minuten. Einzeln wäre es eine Stunde.
DSGVO im Griff
Compliance ist kein Nachgedanke. Das Do-Not-Contact-System arbeitet auf drei Ebenen:
| Ebene | Wirkung |
|---|---|
| Lead | Einzelner Lead wird blockiert |
| Kontakt | Person über alle Leads blockiert |
| Firma | Firma blockiert – kaskadiert auf alle Kontakte und Leads |
Jede Blockierung wird mit Grund und Zeitstempel protokolliert. 5 vordefinierte Gründe stehen zur Auswahl. So ist bei einer Prüfung jederzeit nachvollziehbar, wann und warum ein Kontakt blockiert wurde.
Multi-Sender: Jeder sendet von seiner Adresse
Für Deliverability und Authentizität sendet jeder Mitarbeiter von seiner eigenen Adresse:
- Eigener Display-Name
- Eigene Signatur
- Eigener SMTP-Server
Empfänger sehen "Thomas von Firma X" – nicht "info@firma.de". Das verbessert Öffnungsraten und wirkt professioneller.
Praxistipps
3 Templates pro Kampagne reichen
Initiale Kontaktaufnahme, Follow-up mit Mehrwert, letzter Versuch. Mehr als drei Steps bringen selten Mehrwert – sie erhöhen nur die Komplexität.
Wartezeiten nicht zu kurz
3–5 Tage zwischen Steps sind ein guter Richtwert. Tägliche Follow-ups wirken aggressiv.
Status konsequent pflegen
Der Überblick funktioniert nur, wenn Status aktuell sind. "Replied" muss innerhalb von 24h qualifiziert werden – sonst veraltet die Ansicht.
Dashboard täglich prüfen
5 Minuten morgens reichen. Fällige Emails, neue Antworten, Status-Änderungen. Der Überblick bleibt nur aktuell, wenn Sie ihn nutzen.
Verfügbarkeit
Das beschriebene System ist als Odoo-Modul verfügbar:
- CRM Outreach Campaigns ($499 Einmalkauf)
- CRM Direct Email (Kostenlos) – Löst das Follower-Problem im Email-Composer
Entwickelt auf Odoo 18 – Versionen für Odoo 17 und 19 kommen.
Fazit
Vertriebsüberblick in Odoo CRM erfordert mehr als Pipeline-Stages. Kampagnenbasiertes Tracking mit klaren Status, automatischen Follow-up-Erinnerungen und Bulk-Operationen macht den Unterschied zwischen "ich glaube, wir haben den Lead kontaktiert" und "Lead ist in Q1-DACH-SaaS, Step 2, Follow-up fällig morgen".
Je strukturierter der Prozess, desto weniger fällt durch.
